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A definição de um formato para os documentos de arquivo digitais é uma importante medida para a preservação a longo prazo desses documentos.
Desinfestação, limpeza ou higienização e alisamento são reconhecidos como atividades de conservação
Produzir os documentos de arquivo em papel de pH neutro é uma medida que deveria ser adotada para todos os documentos produzidos em uma organização, visando sua preservação para o futuro
O acondicionamento dos documentos de arquivo está relacionado às embalagens utilizadas para a guarda dos documentos, enquanto o armazenamento refere-se ao mobiliário adotado
O material de acondicionamento deve ser escolhido de modo a privilegiar o acesso rápido e a manutenção da integridade física do documento e da informação que nele estiver contida.
Acondicionar os documentos dos arquivos correntes em suporte papel em caixas-arquivo de plástico e colocar essas caixas em estantes de aço é a ação mais indicada tecnicamente.
Ordenação consiste na disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, sendo a cronológica um de seus tipos.
A classificação de documentos tem um instrumento específico para ser realizada nos arquivos, que é denominado plano de destinação.
Quando o protocolo remete documentos aos setores de trabalho para estes decidirem sobre a matéria contida nesses documentos, ele realiza uma de suas principais atividades, que é o registro.
De acordo com uma tabela de temporalidade, a destinação final dos documentos de arquivo pode ser a digitalização
A autenticidade do documento de arquivo precisa ser garantida independentemente do suporte documental. Uma das formas de verificar essa autenticidade é a rastreabilidade.