Questões de Concurso
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(__) O protocolo é um serviço que recebe, registra, classifica, distribui, controla a tramitação e a expedição desses documentos.
(__) O protocolo observa a padronização e a uniformidade dos procedimentos, que tornam a rastreabilidade dos documentos mais fáceis, evitando retrabalho e garantindo a agilidade no processamento das informações.
(__) O protocolo representa o início das atividades da gestão de documentos. Essa etapa garante a eficácia das atividades arquivísticas, levando em conta que os procedimentos padronizados serão seguidos com fidelidade pelos seus usuários.
(__) As rotinas de protocolo abrangem desde a entrada ou produção de processos e documentos, passando por seu controle, tratamento, análise e encaminhamento às unidades ou envio aos órgãos externos.
Analisados os itens é CORRETO afirmar que:
Fase que diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o trâmite.
O enunciado refere-se à(ao):
“O nosso dia a dia já tem a tecnologia naturalizada. Até nas instituições grandes mudanças aconteceram, inclusive na produção dos documentos, o que acarretou um armazenamento crescente de documentos exclusivamente em suporte digital (...)”.
Assinale a alternativa que indica uma vantagem na digitalização dos documentos:
É imprescindível que haja mecanismos que permitam controlar a tramitação dos documentos, de forma que seja possível acompanhar seus andamentos evitando possíveis perdas de documentos durante sua resolução. Esta atividade de controle é que chamamos de protocolo. Assim, considerando as características da atividade de protocolo, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. A atividade de protocolo está inserida na idade corrente do ciclo de vida dos documentos, e deve estar integrada à atividade de arquivo nesta fase de arquivamento, que é realizada nos próprios setores da instituição.
II. Em regra, os documentos devem ser lidos pelo protocolo quando de sua entrada, a fim de identificar seus assuntos. Entretanto, para documentos particulares e sigilosos é feito simplesmente o controle de recebimento e entrega aos usuários (não utilizamos o termo registro para estas duas etapas).
III. Em empresas maiores, como órgãos públicos, este controle é efetivado utilizando-se um livro onde são anotados os documentos que entram na instituição e, quando da entrega destes aos destinatários e a cada movimentação, são feitas novas anotações neste livro.
IV. A implantação de sistemas informatizados para criação e tramitação de documentos, hoje muito comuns no serviço público e empresas privadas, não extingue as atividades de protocolo.
Os documentos de arquivo passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida: fase corrente; fase intermediária; e fase permanente. Considerando as características da fase intermediária, analise as afirmativas abaixo e assinale a alternativa correta.
I. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.
II. É composto pelos documentos originários do arquivo corrente, com pouca frequência de uso.
III. Os documentos devem ser avaliados, determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente.
IV. Aguardam o cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no Arquivo destinado a guarda temporária.
(1) Numérico. (2) Geográfico. (3) Ideográfico.
( ) Leva em conta o local ou a origem dos arquivos. ( ) Também chamado de temático, foca exclusivamente nos assuntos dos documentos. ( ) Uma de suas variações analisa a sequência cronológica dos arquivos.
João Barbosa Santos. Marta Silva Santos. Vitória Lima Santos. Luciano Castro Santos.
A correta sequência, segundo o método de arquivamento alfabético, para organizar a lista acima é:
Carlos é servidor no departamento de documentação de um órgão público municipal. Ele é responsável pelo arquivamento, organização e preservação de documentos importantes, incluindo contratos, licitações e correspondências oficiais. Recentemente, ele recebeu um treinamento sobre princípios arquivísticos e agora precisa aplicar esses conhecimentos em seu dia a dia.
Com base nos princípios arquivísticos, o princípio que determina que os arquivos produzidos por um órgão, entidade, pessoa ou família não devem ser misturados com os de outras entidades produtoras é:
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