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Sobre redação oficial para cespe / cebraspe
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Em 12 de maio de 2011
À Excelentíssima Sra. Chefe da Gerência de Manutenção e Tecnologia do MJ
Assunto: Administração. Pedido de agendamento de manutenção em equipamentos.
1. Com o objetivo de dar cumprimento ao Plano Geral de Reparos e Modernização dos equipamentos de tecnologia deste Órgão, gentilmente, solicito a Você o agendamento de visita técnica a este Departamento.
2. Durante as últimas semanas, foram constatados diversos defeitos nos computadores e nos monitores utilizados pelos funcionários. Será necessário reparos e substituições de alguns equipamentos. Por esta razão, solicitamos que a equipe de manutenção dirija-se ao local com peças de substituição.
3. Os equipamentos a serem substituídos são três teclados e três estabilizadores, conforme relatório produzido pela área técnica do Departamento, que segue anexo.
4. Solicitamos que o agendamento seja realizado o mais rapidamente possível pois a inoperância dos equipamentos ocasiona atraso no andamento dos processos que estão sob nossa responsabilidade.
Respeitosamente,
Maria Helena Júlia
Diretora do Departamento de Comunicação Social do MJ
Para garantir a correção gramatical e a adequação da linguagem, o pronome “Você" deveria ser substituído por Sua Excelência, considerando-se o cargo ocupado pela autoridade a que o documento se destina.
O emprego do vocativo “Excelentíssima" está adequado e justifica-se pelo fato de a destinatária do documento ocupar cargo de chefia de unidade administrativa.
O texto, uma comunicação administrativa entre unidades administrativas de um mesmo órgão, classifica-se como memorando.
O fecho “Cordialmente" é uma das formas estabelecidas pelo referido manual.
Nesse tipo de comunicação oficial, é desnecessário o emprego do vocativo, conforme o referido manual.
O pronome de tratamento “Vossa Excelência" está corretamente empregado no vocativo do texto, uma vez que a correspondência dirige-se a uma pessoa que ocupa cargo de alta hierarquia na administração pública.
Infere-se do emissor e do destinatário que o texto é um memorando.
Atenderia às exigências da impessoalidade e da formalidade da correspondência oficial, além do emprego da norma padrão, a seguinte reescrita para o último parágrafo do texto: Solicita-se que a confirmação do agendamento seja enviada o mais breve possível a fim de que a data e o horário sejam informados aos funcionários deste órgão que participarão da visita.
O emprego de expressões como “tenho a honra de solicitar a Sua Senhoria" é indispensável, conforme o referido manual, como forma de cortesia nas correspondências oficiais.
Tanto o ofício como o memorando devem apresentar o cargo e o endereço da pessoa a quem é dirigida a comunicação.
O ofício, o aviso e o memorando seguem o formato do padrão ofício, mas se diferenciam pela finalidade: o memorando é usado para a comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, ao passo que o ofício e o aviso são empregados no tratamento de assuntos oficiais por órgãos da administração pública entre si.
Em Senhor Juiz, está claro que Vossa Excelência corrobora a decisão tomada por seus pares, o vocativo e o pronome de tratamento estão empregados de acordo com as normas das comunicações oficiais.
A introdução de comunicação oficial de mero encaminhamento de documentos deve ser iniciada com a referência ao expediente que solicitou o envio de tais documentos, se for esse o caso.
A mensagem, assim como o aviso, o ofício e os demais atos assinados pelo presidente da República, deve conter a identificação de seu signatário.