A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo e a correta diagramação do texto são alguns exemplos de regras de forma de apresentação gráfica a que as comunicações oficiais obedecem.

O emprego de linguagem técnica nas comunicações oficiais é permitido apenas em situações nas quais é indispensável.

Dada a necessidade de que as comunicações oficiais sejam entendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, adota-se, nessas comunicações, uma variedade de linguagem que lhes é própria, denominada padrão oficial de linguagem.

O que garante a impessoalidade nas comunicações oficiais é o cuidado tanto na seleção dos assuntos que figurarão nessas comunicações como na observação das regras de uso das expressões de tratamento.

Uma boa revisão textual, ao permitir a eliminação de excessos linguísticos, é condição suficiente para garantir a concisão das comunicações oficiais.