Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, deverão ser registrados em prontuário clínico individual, que ficará sob a responsabilidade do médicocoordenador do PCMSO. Estes registros deverão ser mantidos por período mínimo de 30 (trinta) anos após o desligamento do trabalhador. 

Os tipos de exames médicos ocupacionais previstos no PCMSO são em número de quatro: admissional, periódico, retorno ao trabalho e demissional. 

Ficam desobrigadas de indicar médico coordenador as empresas de grau de risco 1 e 2, segundo o Quadro 1 da NR 4, com até 50 (cinquenta) empregados e aquelas de grau de risco 3 e 4, segundo o Quadro 1 da NR 4, com até 10 (dez) empregados. 

A primeira via do ASO ficará arquivada no local de trabalho do trabalhador, inclusive frente de trabalho ou canteiro de obras, à disposição da fiscalização do trabalho. 

O exame médico demissional será obrigatoriamente realizada em até 10 (dez) dias contados a partir do término do contrato, desde que o último exame médico ocupacional tenha sido realizado há mais de :120 dias para as empresas de grau de risco 1 e 2, e de 80 dias para as empresas de grau de risco 3 e 4, segundo o Quadro I da NR 4.