Para que a comunicação por e-mail tenha valor documental, isto é, para que possa ser aceito como documento original, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, segundo os parâmetros de integridade, autenticidade e validade jurídica da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira − ICPBrasil.

O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de parênteses.

Os documentos oficiais devem ser identificados apenas com nome do documento (tipo de expediente por extenso, com todas as letras maiúsculas).

Na identificação do signatário, depois do nome do cargo, não é permitido utilizar os termos de interino e substituto.