Suporte físico se refere ao material base onde a informação é registrada, como papel, filme fotográfico ou mídias digitais, e não aos meios de organização.

Espécie: É o modelo do documento de acordo com a natureza/disposição das informações nele contida

Exemplos: As espécies podem ser: abaixo-assinado, ata, atestado, certidão, circular, laudo, memorando, ofício, ordem de serviço, parecer, petição, prontuário, recibo ou relatório

Formato: Está relacionado à apresentação física do documento. É a configuração física de um suporte, de acordo com sua natureza ou forma como foi confeccionado. Pode ser um códice, ficha, caderno ou livro. 

Exemplos: Livros, Cadernos, carta, ficha, folha

Tipo documental: espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo documental equivale a uma série documental. Dica: Geralmente, o "TIPO" vem acompanhado da preposição DE. Por exemplo: Certidão DE nascimento. Só CERTIDÃO seria a espécie. tipo documental se refere a documentos que mantêm características específicas ao longo de todo o ciclo vital dos documentos. Ou seja, ele se aplica a arquivos correntes, intermediários e permanentes. A função e as características do tipo documental permanecem consistentes independentemente da fase em que o documento se encontra.

Série Documental:é o conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzido por um mesmo órgão, em decorrência do exercício da mesma função, subfunção e atividade e que resultam de idêntica forma de produção e tramitação e obedecem à mesma temporalidade e destinação.

Exemplo:

Em um setor de recursos humanos:

·        Série: Processos de férias

·        Série: Processos de aposentadoria

·        Série: Processos de admissão