No trecho Na próxima reunião, Vossa Senhoria deverá apresentar o seu substituto, o emprego da forma verbal na terceira pessoa do singular está em desacordo com a modalidade padrão da língua portuguesa, porque o pronome de tratamento “Vossa Senhoria” refere-se à segunda pessoa do discurso. 

Em uma correspondência oficial dirigida a uma ministra de Estado, o vocativo que deve ser empregado é Senhora Ministra, seguido de vírgula. 

Uma vez que atualmente predomina o padrão ofício nas comunicações oficiais, toda correspondência oficial deve ser inicialmente identificada como OFÍCIO, independentemente do gênero textual do expediente. 

O seguinte texto é adequado à introdução de textos oficiais usados para encaminhamento de documentos. Cumpre-me informar, em atenção ao documento recentemente enviado a esta Diretoria, que o problema apontado já foi resolvido. 

Em obediência ao princípio da uniformização das correspondências oficiais, o fecho de uma exposição de motivos deve ser o mesmo empregado nas demais correspondências oficiais, qual seja: Atenciosamente.