Para que um texto oficial seja considerado adequado à situação comunicativa, basta que ele apresente corretamente a indicação dos interlocutores envolvidos e informações sobre a comunicação mediada pelo texto do documento.

Dado o seu caráter público, um texto oficial deve primar pelo uso da linguagem coloquial, com emprego de palavras e expressões simples, uso da ordem direta e presença moderada de jargão burocrático. 

A padronização de um texto oficial está relacionada, entre outros aspectos, à formalidade no tratamento, à digitação do texto sem erros e à correta diagramação do texto. 

A objetividade de um texto oficial está associada à economia de pensamento, que se atinge por meio da redução do tamanho do texto, com apagamento de palavras desnecessárias, supressão de detalhes e eliminação de informações.

Em obediência ao princípio da impessoalidade, não se deve empregar, em documentos oficiais, a primeira pessoa do discurso, como em Encaminho ou Encaminhamos, assim como devem ser evitadas expressões consagradas pelo uso e formas sintáticas tradicionais, que empobrecem o texto.