A impessoalidade exige que o redator priorize o interesse público e evite manifestações subjetivas, sendo admissível a identificação da autoridade responsável pelo documento desde que o texto preserve a neutralidade institucional.

A impessoalidade resulta da combinação da ausência de impressões individuais, da neutralidade em relação ao destinatário e do tratamento de assuntos de interesse público.

A impessoalidade é alcançada quando o texto adota linguagem formal e padrão culto, ainda que apresente avaliações pessoais do emissor sobre o assunto tratado. 

A impessoalidade decorre principalmente da utilização de estruturas linguísticas que ocultam o agente da ação, tornando secundária a natureza pública do assunto tratado.