Em determinado conselho profissional foi instaurado processo...

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Q2288180
Arquivologia Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário , Protocolo , Destinação ,
Ano: 2023 Banca: Instituto Consulplan Órgão: CORE-RS Prova: Instituto Consulplan - 2023 - CORE-RS - Fiscal |
Q2288180 Arquivologia
Em determinado conselho profissional foi instaurado processo administrativo devido à infração cometida por um profissional; no decorrer das fases processuais, a notificação será encaminhada, podendo ser realizada de um ou mais meios a seguir: por carta para o endereço do domicílio do indivíduo e com aviso de recebimento; por e-mail para o endereço indicado em seu registro, sendo necessário confirmação de recebimento; por mandado assinado pelo representante julgador, a ser entregue por funcionário do Conselho; por aplicativo de mensagem, sendo necessário confirmação de recebimento; e, por edital, que deve ser publicado em jornal de grande circulação regional ou na imprensa oficial, estadual ou federal. “Diante do exposto, o envio da notificação ao profissional corresponde à atividade do Protocolo de ____________ e ____________ de documentos.” Assinale a alternativa que completa correta e sequencialmente a afirmativa anterior.  
Alternativas

Gabarito comentado

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O Protocolo é o serviço responsável pelo recebimento, registro, controle, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Em outras palavras, é o setor responsável pela entrada e saída dos documentos na instituição. É a partir dele que se tem o controle de todos os documentos orgânicos produzidos ou recebidos.

É sobre as fases do protocolo que a questão versa. 

O recebimento é o momento em que o documento passa a ser de responsabilidade da instituição

Registro é o ato de analisar o documento, pegar informações que o represente e inserir em um sistema, que pode ser manual ou informatizado.

A classificação é o ato de analisar o documento e, a partir da função que ele representa, aplicar um código baseado no Plano/Código de Classificação da instituição.

Distribuição é o ato de enviar o documento internamente, do protocolo para um destinatário certo. A tramitação/controle da tramitação diz respeito à movimentação que o documento faz, dentro e fora da instituição. Se o documento foi criado no setor A, passou pelo setor C, foi expedido para a instituição D e voltou para o setor A, na instituição de origem, a tramitação será A,C,D, A, ou seja, a tramitação/controle da tramitação é realizada, independente do documento ser expedido ou distribuído.

A expedição, por sua vez, é o ato de enviar um documento de dentro da instituição, para outra instituição ou pessoa física.

O preenchimento das lacunas, portanto, deve ser com as fases de distribuição e expedição.

“Diante do exposto, o envio da notificação ao profissional corresponde à atividade do Protocolo de distribuição e expedição de documentos."  

Gabarito do Professor: B

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ESSAS DUAS ATIVIDADES, FAZ PARTE DO PROTOCOLO...

DISTRIBUIÇÃO 》INTERNAMENTE

EXPEDIÇÃO 》 EXTERNAMENTE

O PRIMEIRO "E" DE EXPEDIÇÃO REMETE A EXTERNO.

CONFIA!

LETRA B CORRETA

O protocolo realiza as seguintes atividades:

Recebimento É o controle da entrada ou recepção dos documentos na instituição;

Registro (cadastro do documento);

Autuação (é a abertura ou formação de processo. O documento é analisado e se for ocaso ele é transformado em processo);

Classificação (separa de acordo com a área);

Expedição / Distribuição É o envio dos documentos aos destinatários (expedição = externa e distribuição = interna;

Controle / Movimentação É o controle do andamento ou da tramitação dos documentos.

  • EXPEDIÇÃO conceitua-se como a distribuição EXTERNA de documentos.
  • DISTRIBUIÇÃO, a seu turno, conceitua-se como a distribuição INTERNA dentro da própria organização.

Se é envio, logo é Distribuição/Expedição.

Minemônico infalível: Expedição = Externo E + E

Distribuição = Interno a palavra distribuição tem três "i".

A alternativa correta é B (Distribuição / Expedição) porque as atividades descritas no enunciado correspondem às funções do protocolo relacionadas ao envio de notificações e documentos. A análise detalhada das atividades e as razões para essa escolha estão descritas abaixo:

Análise do Enunciado

O envio de notificações ao profissional, seja por carta, e-mail, aplicativo de mensagens, mandado ou edital, são ações que envolvem as seguintes etapas no protocolo:

  1. Distribuição: Refere-se ao ato de encaminhar os documentos ou notificações para os respectivos destinatários, sejam eles internos ou externos.
  2. Expedição: É o envio externo do documento para o destinatário final, utilizando os meios adequados (correios, e-mail, aplicativos, entre outros).

Essas etapas garantem que os documentos sejam entregues de forma organizada e que o protocolo controle a tramitação até o destinatário.

Análise das Alternativas

A. Registro / Classificação

  • Incorreta. Registro e classificação são atividades realizadas no início do fluxo documental, quando o documento é recebido ou criado. Não se referem à etapa de envio e entrega.

B. Distribuição / Expedição

  • Correta. A distribuição é responsável por encaminhar o documento para os setores internos ou destinatários externos, enquanto a expedição se refere ao envio oficial do documento para fora da instituição.

C. Recebimento / Autuação

  • Incorreta. Recebimento e autuação estão relacionadas à entrada de documentos no protocolo e ao início de um processo, não ao envio.

D. Controle / Movimentação

  • Incorreta. Controle e movimentação referem-se ao acompanhamento da tramitação do documento dentro da instituição, e não ao envio final ao destinatário.

Resumo

O envio de notificações a um profissional em um processo administrativo corresponde às atividades de distribuição (encaminhamento interno ou externo) e expedição (envio final ao destinatário externo). Essas funções são fundamentais para assegurar a entrega eficiente e formal dos documentos.

Flash Cards

Flashcard 1

Pergunta: Quais atividades do protocolo estão relacionadas ao envio de notificações a um destinatário externo?

Resposta: Distribuição e expedição.

Flashcard 2

Pergunta: O que é a expedição no protocolo?

Resposta: É o envio oficial de documentos para destinatários externos, utilizando meios apropriados (carta, e-mail, etc.).

Flashcard 3

Pergunta: A atividade de registro e classificação ocorre em qual etapa do protocolo?

Resposta: Na etapa inicial, quando o documento é recebido ou criado, e antes do envio ou distribuição.

 

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