Arquivos correntes facilitam o acesso rápido a documentos necessários para o trabalho diário, enquanto arquivos intermediários selecionam documentos para preservação histórica ou administrativa após cessar seu uso frequente.

O arquivo intermediário contém os documentos que já não são usados com frequência pela organização, mas ainda precisam ser guardados por algum motivo legal ou administrativo.  

O arquivo de primeira idade ou corrente é aquele que contém os documentos que estão em uso frequente pela organização. É a fase inicial de gestão documental e abrange registros ativos.  

Arquivos intermediários são exclusivamente destinados à preservação de documentos digitais devido à sua maior facilidade de manuseio e armazenamento.