A necessidade de empregar determinado nível de linguagem nos atos e expediente oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter privativo desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade.

Há uma distância entre a língua falada e a escrita, sendo que uma das principais é que aquela incorpora mais lentamente as transformações, tem maior vocação para a permanência, e vale-se apenas de si mesma para comunicar.

Não existe propriamente um "padrão oficial de linguagem"; o que há é o uso do padrão culto nos atos e nas comunicações oficiais. É claro que haverá preferência pelo uso de determinadas expressões, ou será obedecida certa tradição no emprego das formas sintáticas, mas isso não implica, necessariamente, que se consagre a utilização de uma forma de linguagem burocrática.

A linguagem técnica deve ser empregada em toda e qualquer situação que a exija, sendo adequado o seu uso indistinto.

Certos rebuscamentos acadêmicos, e mesmo o vocabulário próprio à determinada área devem ser utilizados em determinadas situações, devendo explicitá-los em comunicações encaminhadas a outros órgãos da administração, mas não devem ser utilizadas em expedientes dirigidos aos cidadãos.