O documento é o conjunto de informações (em meio eletrônico ou não) que agrega dados estruturados, semi- estruturados e não-estruturados e que representam o conhecimento produzido ao longo de um processo da organização.

Os documentos podem existir sob diferentes formas, como fax, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vídeo e áudio, microfilmes, formulários HTML, relatórios, informação de EDI (Electronic Data Interchange) e outros, não cabendo ao administrador escolher outra.

Alguns documentos que são gerados a todo momento dentro de uma organização possuem uma periodicidade definida de acordo com as necessidades burocráticas do processo administrativo ou são regidas por uma legislação específica que determina por quanto tempo devem ser guardados e deixados à disposição de uma eventual auditoria pelos órgãos competentes.

De forma cada vez mais remota as organizações serão conduzidas por meio de decisões tomadas baseadas em informações. Essas informações serão geradas e armazenadas de forma que, quando forem necessárias, estejam disponíveis para rápido acesso.

Buscando aumento de produtividade e incremento da qualidade muitas organizações têm procurado soluções informatizadas para a gestão de seus documentos. Uma grande variedade de ferramentas de software pode ser usada para este fim; dentre elas, pode-se citar os visualizadores, browsers, ferramentas de autoria e os gerenciadores de documentos.