Arquivo Corrente

Plano de Classificação.

Arquivo Intermediário

Listagem de Transferência.

Arquivo Permanente

Instrumentos de Pesquisa.

Essa sequência acompanha o ciclo de vida documental:

Produção > Classificação > Transferência > Recolhimento > Descrição > Pesquisa.

IDADE CORRENTE

Os documentos são consultados frequentemente.

instrumento:

Plano de Classificação.

organizar os documentos;

representar funções e atividades;

facilitar o arquivamento e a recuperação.

IDADE INTERMEDIÁRIA

Os documentos deixaram de ser consultados frequentemente, mas ainda possuem valor administrativo, fiscal ou jurídico.

instrumento:

Listagem de Transferência.

Finalidade:

Relacionar os documentos enviados do arquivo corrente para o intermediário.

IDADE PERMANENTE

Os documentos possuem valor histórico, probatório ou informativo.

instrumento:

Instrumento de Pesquisa.

Exemplos:

• Guia.
• Inventário.
• Catálogo.
• Índice.

Finalidade:

Permitir localizar e compreender os documentos permanentes.

1. Corrente: Plano de Classificação (organiza o que está em uso).
2. Intermediária: Listagem de Transferência (manda o que já não se usa frequentemente para o depósito).
3. Permanente: Instrumento de Pesquisa (ajuda o público a pesquisar o arquivo histórico).

Corrente → Plano de Classificação

Na fase corrente, os documentos estão em uso ativo/frequente. O que permite localizá-los rapidamente no dia a dia é justamente o plano de classificação 

Intermediária → Listagem de Transferência

Na fase intermediária, os documentos já saíram do uso corrente, mas ainda podem ser solicitados. O instrumento típico dessa fase é a Listagem de Transferência: instrumento de controle da passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. É ela que registra o que foi transferido e permite localizar o lote/caixa correspondente no depósito intermediário.

Permanente → Instrumento de Pesquisa

Na fase permanente, o documento perdeu o valor administrativo e passa a ter valor histórico/probatório — o uso agora é de pesquisa (por historiadores, pesquisadores, cidadãos). Por isso, os instrumentos aqui são os de descrição/acesso: instrumentos de descrição, que incluem guias, inventários, catálogos, índices e outros. Esse conjunto é chamado genericamente de "instrumento de pesquisa.