A alternativa correta é a E) Utilização.

Na arquivística, o ciclo de vida dos documentos é frequentemente dividido em três fases básicas. Para não restarem dúvidas, veja como elas se organizam:

As Fases da Gestão de Documentos

* Produção: Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou empresa. Envolve o design de formulários e a gestão de sistemas de impressão.

* Utilização: É a segunda fase. Inclui o fluxo (protocolo), a tramitação, a organização (classificação e arquivamento) e a conservação dos documentos enquanto eles cumprem sua finalidade administrativa.

* Destinação: A fase final, onde se decide, com base na Tabela de Temporalidade, se o documento será eliminado ou guardado permanentemente (recolhido ao arquivo histórico).

Por que as outras estão incorretas?

* Geração/Elaboração: São termos que se confundem com a primeira fase (Produção).

* Destinação: É a terceira e última fase.

Gostaria que eu explicasse a diferença entre os arquivos correntes, intermediários e permanentes (a teoria das três idades)?

FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

P-U-D

Produção

Utilização

Destinação

❖ (P) Produção

• Produção de documentos de acordo com as atividades realizadas pela instituição
• Engloba:
• Elaboração de formulários e correspondência;
• Controle da produção, evitando a replicação e a produção de cópias desnecessárias;
• Aperfeiçoamento do uso de recursos reprográficos e informáticos;
• Escolha de materiais, equipamentos e procedimentos adequados

❖ (U) Utilização

• Atividades feitas para garantir o cumprimento e uso da função administrativa para qual o documento foi criado;
• Engloba:
• Atividades de protocolo
• Classificação
• Organização
• Elaboração de normas de acesso
• Gestão de arquivos correntes e intermediários
• Implantação de sistemas de arquivo
• Recuperação das informações necessárias ao desenvolvimento das atividades da Instituição.

❖ (D) Destinação

• Estabelecimento de prazos de guarda e destinação dos documentos no qual se determina quais documentos devem ser eliminados após determinado período e quais deverão ser conservados permanentemente por possuírem valor secundário (histórico, probatório ou informativo), por meio das atividades de avaliação, análise e seleção.