A informatização dos processos administrativos ampliou a eficiência da gestão documental, permitindo que determinados procedimentos de organização sejam flexibilizados, desde que os sistemas eletrônicos garantam a recuperação das informações quando necessário.

A preservação da confidencialidade dos documentos escolares deve ser compatibilizada com as necessidades de circulação interna das informações, de modo que o compartilhamento de dados entre setores possa ocorrer sempre que contribuir para a melhoria dos processos institucionais.

A credibilidade institucional da escola está relacionada à capacidade da secretaria de manter registros precisos, seguros, atualizados e acessíveis de acordo com as normas vigentes.

A principal finalidade dos arquivos escolares consiste em assegurar a rastreabilidade dos atos administrativos e atender às exigências de fiscalização, sendo as demais utilizações decorrências secundárias dessa função central.