As notas oficiais distinguem-se de outros instrumentos institucionais por constituírem manifestações formais de posicionamento organizacional, sendo utilizadas apenas para esclarecer fatos e apresentar a versão institucional da organização diante de públicos estratégicos.

As notas oficiais integram o conjunto de estratégias de comunicação institucional e caracterizam-se por explicitar o posicionamento formal da organização, preservando o compromisso com a transparência e com o interesse público.

A utilização de notas oficiais tem como principal finalidade reduzir a exposição da organização perante a imprensa, substituindo a mediação jornalística por comunicação direta com os públicos.

A redação de notas oficiais deve priorizar linguagem técnica e especializada, ainda que isso restrinja a compreensão por públicos não especializados. 

As notas oficiais caracterizam-se por autonomia redacional e podem ser elaboradas independentemente do planejamento global de comunicação da organização.