A eliminação de documentos nos órgãos da administração pública municipal é decorrente do trabalho de avaliação documental conduzido pelas respectivas Comissões Setoriais Especializadas, e aprovação pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

A avaliação de documentos é a atividade interdisciplinar que consiste em identificar os valores imediatos dos documentos e sua destinação final. 

A “Relação de Documentos para Eliminação” tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação de documentos, devendo conter informações sobre os documentos a serem eliminados e sobre o órgão por eles responsável.

Uma cópia de cada “Termo de Eliminação de Documentos” será armazenada junto à Secretaria/Unidade Produtora, para consolidação de dados e a realização de estudos técnicos na área de Gestão Sistêmica de Documentos e Informações Municipais.