São compostos de documentos de valor primário, ainda utilizados com frequência pela Administração, os quais são mantidos próximos às unidades produtoras para atender às demandas imediatas de consulta, tramitação e de tomada de decisão.

Destinam‑se à guarda temporária de documentos que deixaram de ser consultados com frequência, mas que ainda aguardam o cumprimento de prazos administrativos, legais ou fiscais antes da eliminação ou de outra destinação final.

Reúnem documentos de valor secundário, que são preservados definitivamente para fins de prova, informação, pesquisa e memória institucional ou cultural, após o encerramento de sua utilização administrativa imediata.

Integram a fase principal da gestão documental prevista no art. 3º da Lei nº 8.159/1991, pois a gestão de documentos alcança todas as idades documentais, desde a produção até a preservação definitiva.

Têm os seus documentos alienados livremente ou descartados após digitalização, desde que a cópia digital permita acesso ao conteúdo e seja mantida sob guarda da instituição produtora ou custodiadora.