O relatório deve privilegiar gráficos, tabelas e formulários em detrimento da redação textual, por serem considerados instrumentos mais adequados à comunicação oficial contemporânea.

O relatório deve restringir-se à narração cronológica dos acontecimentos, sendo incompatível com análises ou conclusões elaboradas pelo relator, ainda que fundamentadas em seu conhecimento técnico.

A identificação processual e a epígrafe do relatório são facultativas, podendo ser suprimidas quando o documento estiver vinculado a processo administrativo eletrônico. 

O relatório deve possuir estrutura uniforme e imutável, vedada qualquer adaptação de sua composição ou extensão em razão das atribuições da unidade administrativa ou da finalidade do documento.

O relatório destina-se à apresentação textual de fatos, observações e opiniões relevantes sobre determinada atividade, devendo as anotações ser exatas, completas e objetivas, de modo a subsidiar a tomada de decisões pela autoridade competente.