A utilização de Documentos Iconográficos para fins de comunicação institucional e registros, deve seguir as normas de proteção de dados pessoais, incluindo o consentimento dos indivíduos retratados, conforme a Lei Geral de Proteção de Dados.

A manutenção de Documentos Iconográficos na Secretaria Escolar é dispensável, uma vez que esses documentos não têm valor histórico ou administrativo significativo para a instituição.

Os Documentos Iconográficos, devem ser armazenados exclusivamente em mídias físicas, como álbuns e arquivos em papel, pois a digitalização pode comprometer a integridade das imagens.

A utilização de Documentos Iconográficos para a promoção de eventos escolares e a documentação de atividades, deve ser feita sem restrições, mesmo que isso envolva a divulgação pública de imagens de alunos e funcionários.