Consiste na guarda permanente e na conservação preventiva de documentos históricos, garantindo sua integridade como patrimônio cultural da sociedade.  

Refere-se ao conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e destinação final dos documentos públicos, visando racionalizar seu ciclo de vida e garantir seu acesso como elemento de prova e informação. 

Corresponde à política de digitalização e eliminação sistemática de documentos físicos, visando a economia de espaço e a modernização dos arquivos da administração pública.  

Caracteriza-se como uma atividade terceirizável, que pode ser executada por empresas especializadas, desde que supervisionada por um servidor público responsável, conforme autoriza a legislação.