a disponibilização de informações gerais sobre os documentos pode ocorrer de forma gratuita ou mediante cobrança de custos, conforme as diretrizes institucionais. Tal disponibilização abrange, inclusive, as políticas que impactam o uso público dos acervos documentais, como as políticas de acesso e de aquisição.

o acesso físico às áreas de armazenamento dos documentos deve ser livre para não limitar a oportunidade de acesso à informação restrita.

a manutenção de documentos classificados como restritos em áreas separadas constitui uma medida preventiva que visa reduzir a possibilidade de seu uso indevido ou inadvertido durante o atendimento ao público nos serviços de referência.

pessoas que solicitem acesso a informações restritas com base em uma exceção não precisam apresentar credenciais que sejam suficientes para determinar se ela está qualificada para a exceção.

a instituição escolhe a quem disponibiliza os instrumentos de pesquisa descritivos para os documentos disponíveis à consulta, em cópias impressas ou on-line.