Em um balcão de atendimento de órgão público, um servidor precisa orientar um cidadão acerca dos procedimentos necessários para a abertura de um processo administrativo que envolve a apresentação de documentos específicos, observância de prazos e tramitação interna entre diferentes setores. Durante o atendimento, o servidor percebe que o usuário possui dificuldades em compreender a terminologia utilizada nas normas administrativas. Considerando os princípios da comunicação institucional e as boas práticas de atendimento ao público na Administração Pública, assinale a alternativa que apresenta a conduta mais adequada do servidor.