Em caso de constatação de problemas na tramitação da demanda que não puderem ser resolvidos diretamente com os responsáveis pela resposta, deve-se procurar a instância superior da Justiça Federal e solicitar providências corretivas.

A ouvidoria deve acompanhar o trâmite da demanda para agilizar e intermediar as ações, se necessário. Por essa razão, é essencial que a ouvidoria mantenha a boa interlocução com as demais unidades administrativas do órgão/entidade, responsáveis diretos pela resolução das demandas.

No acompanhamento do processo de tramitação da demanda dentro do órgão/entidade, não deve ser utilizado sistema informatizado, nem mesmo para fornecer o status da demanda com o seu nível de prioridade, para evitar vazamento de informações.

O acompanhamento do andamento das demandas nas unidades administrativas do órgão/entidade deve ser esporádico e não deve considerar o status e a prioridade.

Durante o encaminhamento das demandas, é preciso verificar a qualidade das respostas que estão sendo produzidas, especialmente no que se refere à coerência com o teor do registro da demanda e com os princípios e as diretrizes do SUS.