O valor administrativo do documento, referente ao valor que este apresenta para o funcionamento da instituição, é permanente e não se altera com o tempo.

A classificação confidencial é dada aos assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.

Documentos permanentes não podem ser descartados em nenhuma hipótese, pois são imprescritíveis e inalienáveis.

A gestão documental é um ramo do arquivo documental responsável pela administração de documentos somente na fase corrente.

A gestão documental, seja eletrônica ou em arquivo de papel, não está presente em todas as organizações.

Todo material de arquivo tem um objetivo funcional, logo esse material tem a função de servir a quem é de interesse e a finalidade de guardar os documentos.

Fatores físicos, químicos e biológicos afetam a documentação de um material de arquivo.

A microfilmagem deve ser classificada de acordo com o tempo de duração, com a data de gravação, com o comprimento da bitola do filme, se é sonoro ou mudo, se é em cores ou preto e branco, e com a rotação.

São considerados fatores biológicos na preservação de documentos a luz solar e a infravermelha, que agridem as fibras do papel, a umidade relativa do ar e a variação de temperatura.

O protocolo é o órgão responsável pelo tratamento e pela disseminação da informação.

O arquivo pode receber doações de documentos de outros países.

O documento intermediário é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina.

Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, por uma organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.

A série é a primeira divisão do fundo, correspondendo à documentação emanada dos órgãos da segunda escala hierárquica administrativa.

A microfilmagem de segurança é aplicada em documentos históricos, pois o objetivo é preservar o documento original e utilizar o microfilme para fins de consulta.

A visão minimalista consiste em um levantamento de informações para o projeto arquivístico, considerando as instituições em uma visão específica, e estuda os processos quanto à realização de atividades.

Não é recomendado que a fase de implementação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja todos os níveis hierárquicos envolvidos para neutralizar possíveis resistências às mudanças que se pretendem implementar, quando da organização do arquivo.

O método alfanumérico não se incluiu nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema direto.

No método numérico simples, os documentos são organizados tomando‑se por base uma data, que, em geral, é a data de produção do documento ou o período a que este se refere.

O método de arquivamento por assunto é de fácil aplicação e depende da interpretação dos documentos sob análise e do amplo conhecimento das atividades institucionais.

O valor administrativo do documento é um valor intangível, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que dele se possam esperar, para o funcionamento da instituição.

Os documentos classificados como segunda idade ainda possuem uso administrativo e não são abertos ao público em geral.

A classificação do documento como secreto é dada aos assuntos que não devam ser do conhecimento do público em geral.

Os documentos de natureza reservados são aqueles de natureza particular e deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.

A gestão documental, realizada somente em arquivo de papel, está presente em todas as organizações.

Segundo o princípio da proveniência, os arquivos devem ser conservados nos serviços de arquivo do território que foram produzidos.

Segundo o princípio da universalidade, os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida.

Os documentos só devem ser aceitos no arquivo corrente quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou de recolhimento.

O protocolo é o conjunto de operações que visa ao controle dos documentos os quais ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar sua imediata localização e recuperação.

O recebimento no protocolo é o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle, atribuindo‑lhe um número de acompanhamento.

No arquivo, é estabelecida uma classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades.

A informação é a unidade de registro, qualquer que seja o suporte ou o formato.

Na biblioteca, preserva‑se a documentação referente a uma atividade como um conjunto, e não como unidades isoladas.

O arquivo tem finalidade essencialmente cultural e, geralmente, é constituído de coleções temáticas.

O protocolo possui uma finalidade funcional e administrativa, apresentando caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou um órgão no decorrer de suas atividades.