Observe a imagem a seguir.



A localização imediata dos documentos, depende, em grande parte, da precisão e cuidado com que são arquivados. Um documento mal arrumado pode ser um documento perdido. Para a organização do arquivo morto, a secretária utilizou o modelo da imagem. Assim sendo, podemos afirmar que, o arquivo morto:

I. Armazena em uma estante paralela os documentos que serão acessíveis apenas por meio de guardiões documentais.
II. Acondiciona obrigatoriamente documentos que poderão ser descartados a qualquer momento pelo secretário.
III. Guarda documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser preservados, por tempo indeterminado.
IV. Conserva documentos que não estão mais em uso, mas não podem ser apagados, pois, contém informações importantes, como, registros históricos e outros.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

Observe a imagem a seguir.



A gestão de documentos é um processo arquivístico que busca intervir nas fases que compõem o ciclo vital dos documentos determinando o tempo necessário de permanência nas fases de arquivamento (corrente e intermediária) até que seja dada a destinação final. Em relação ao arquivo intermediário ou 2ª idade, marque (V) para as afirmativas VERDADEIRAS e (F) para FALSAS.

( ) integrado por documentos semiativos, que, tendo cessada ou reduzida sua utilidade oferecerem perspectiva de uso eventual.
( ) guarda contratos, atas de reuniões e outros materiais que eventualmente possam ser consultados por algum motivo.
( ) possui valor primário, as informações são constantemente utilizadas, por isso, é importante que fiquem acessíveis.
( ) passível de eliminação por adquirem um valor histórico-cultural que são recolhidos para um tratamento de conservação e guarda definitiva.
( ) apresenta um intervalo de tempo para o seu destino final, podendo ser eliminado ou recolhido permanentemente.
( ) armazena documentos que, mesmo sem consulta muito frequente, precisam ser mantidos por questões técnicas, fiscais ou legais.

Assinale a alternativa que indica a sequência CORRETA. 

O secretário escolar, ao redigir uma circular precisa incluir informações claras e relevantes para garantir a compreensão e a adesão por parte dos destinatários. No contexto escolar, para convocar alunos, pais ou funcionários para reuniões, assembleias, eventos ou atividades específicas, o secretário deve elaborar uma circular contendo:

I. saudação informal aos destinatários, por se tratar de alunos, pais e funcionários.
II. introdução sucinta sobre o motivo da circular e depois detalhamento do assunto.
III. cabeçalho com nome da instituição educacional, assunto da circular, número e data da emissão.
IV. cumprimentos finais sem informações de contato do remetente para eventuais dúvidas.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.