As organizações públicas ou privadas contam cada vez mais com os conhecimentos e as práticas dos profissionais de secretariado na organização de viagens de sua chefia ou equipe. Sabendo o objetivo da viagem, e para que tudo transcorra de forma produtiva, o profissional de secretariado deve saber que “Voucher”, dentro da linguagem das agências de viagens e turismo, significa:

As correspondências internas e externas têm fundamental importância para os negócios da organização, seja ela pública ou privada. Sob a responsabilidade do secretário, está o trânsito de muitas correspondências de seu órgão ou departamento. A logística da distribuição das correspondências muitas vezes está sob a guarda do profissional de secretariado, e a ela dá-se o nome de

As instituições públicas ou privadas apresentam normalmente uma estrutura formal de seu nível hierárquico. Essa representação gráfica é específica, a qual nomeamos de

Leia o texto a seguir.

A vida social desempenha um papel importante e não é um fim em si, mas, um dos meios usados para exercer com maior êxito uma profissão. O “saber estar” na vida social e a “imagem” são elementos muito valiosos. Um executivo ou funcionário público pode ser muito competente, pleno de iniciativas brilhantes, mas, se tem uma imagem ruim, se não se comporta bem socialmente, pode ser seriamente prejudicado profissionalmente.

(CARPINELLI, V. Cerimonial, Etiqueta, Protocolo e Eventos. Curitiba: [s.n], 2004, p.137.)

Considerando essa premissa, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.

( ) O secretário executivo pode descuidar da postura profissional em uma festa da empresa, haja vista que este é um ambiente de descontração.

( ) O secretário executivo deve usar roupas discretas e adequadas ao ambiente de trabalho.

( ) As regras de etiqueta se aplicam no ambiente de trabalho, mas no convívio social são desnecessárias.

( ) Ser cordial com os clientes internos e externos é atitude positiva do secretário executivo.

( ) Manter-se arrumado e elegante também precisa significar sentir-se confortável em sua roupa de trabalho.

Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, a habilidade de maior importância no gerenciamento da rotina do secretário executivo.

Leia a definição a seguir.

O evento é uma estratégia de comunicação que atinge o público de interesse, divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendas e contribui para a expansão comercial e conquista de novos mercados.

(FORTES, W. G.; SILVA, M. B. R. Eventos: estratégias de planejamento e execução. São Paulo: Summus, 2011, p.34.)

Nesse contexto, o secretário executivo desempenha o papel de agente facilitador e, para tal, precisa desenvolver certas habilidades.

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, essas habilidades.

A partir da década de 1970, o perfil do profissional de secretariado executivo passou por inúmeras transformações, haja vista o advento dos primeiros cursos de graduação na área nessa época. Com o passar dos anos, o secretário executivo passou a fazer parte do processo de tomada de decisões e tornou-se um agente multifuncional das corporações; deixou de ser um profissional meramente tecnicista e se transformou em um assessor executivo.

Em relação a essa evolução do perfil profissiográfico, atribua V (verdadeiro) ou F (falso) às afirmativas a seguir.

( ) O secretário da atualidade possui uma visão holística da organização para a qual trabalha, conhece seus produtos, seus concorrentes, os departamentos, o cenário econômico no qual a empresa está inserida.

( ) O secretário moderno procura informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos que poderão facilitar o desempenho de suas atividades.

( ) O perfil do secretário atual é centralizador. Em virtude de ser um agente multifuncional, acaba desempenhando várias atividades sem delegar tarefas, porque detém conhecimento suficiente para isso.

( ) O secretário da atualidade é mantenedor de dados e informações em arquivos, inclusive eletrônicos. Sabe gerenciar as informações: recebe, filtra e divulga. Facilita as comunicações e o relacionamento interpessoal, além de gerenciar rotinas e serviços de suporte.

( ) O advento das novas tecnologias, computadores modernos, softwares de gestão, substituiu por completo o trabalho do secretário executivo da atualidade.

Assinale a alternativa que contém, de cima para baixo, a sequência correta.

Leia o texto a seguir.

A secretária como geradora de resultados deve ter a consciência de que pertence à linha de frente da empresa e, portanto, representa um elo importante nas relações internas e externas (entre o executivo e a equipe de trabalho; entre a empresa e o consumidor). Tendo em vista que o cliente é o principal foco de toda empresa, a concorrência só pode ser vencida pela qualidade de atendimento.

(MAZULO, R.; LIENDO, S. Secretária: rotina gerencial, habilidades e comportamentais e plano de carreira. São Paulo: Editora Senac, 2012. p.51.)

Com relação ao atendimento prestado pelo secretário executivo, considere as afirmativas a seguir.

I. Para desempenhar um bom atendimento telefônico, basta ter uma boa voz e falar pausadamente.

II. É importante agendar com os visitantes o melhor horário para atendê-los na empresa.

III. É importante ter sempre papel e caneta para anotar os recados e checar as informações antes do interlocutor encerrar a ligação.

IV. Elegância e postura são fundamentais não só nas atitudes, mas também no tom de voz, no sorriso, na vestimenta e nas linguagens verbal e não verbal.

Assinale a alternativa correta.

Com relação ao Código de Ética do Profissional de Secretariado, considere as afirmativas a seguir.

I. É vedado ao profissional de secretariado denunciar às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora.

II. É vedado aos profissionais usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício da função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais.

III. É vedado aos profissionais prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário.

IV. É vedado aos profissionais ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro e contravenção penal.

Assinale a alternativa correta.

Considera-se secretário executivo, nos termos da Lei nº 7.377, de 30/9/1985, e da Lei nº 9261, de 11/1/1996, o profissional

O exercício da profissão de secretário requer prévio registro na Superintendência Regional do Trabalho e Emprego (antiga Delegacia Regional do Trabalho), do Ministério do Trabalho, e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art. 2º da Lei nº 7.377/1985.

Essa exigência se faz necessária por se tratar de uma profissão

O secretário executivo gerencia rotinas secretariais, negocia com clientes (internos e externos) fornecedores, empresários, utilizando-se sempre da boa comunicação, uma das competências mais importantes desse profissional.

Nesse sentido, pode-se afirmar que o secretário executivo desempenha um papel de

No seu dia a dia, Samanta sabe da importância de acompanhar e controlar os assuntos pendentes. A técnica utilizada para esse fim é conhecida como

Ao iniciar o seu trabalho, Rita verifica a sua agenda para estabelecer as prioridades do dia. Para não desperdiçar tempo, diferencia as tarefas em ordem de prioridade. Sabe que o pagamento de uma conta, por exemplo, é uma atividade

É função de uma secretária ou assistente estabelecer uma atmosfera positiva no relacionamento com os clientes internos e externos.

Assinale a alternativa cuja ação contraria um dos princípios para a obtenção dessa atmosfera.

Entender a importância de se planejar o tempo é essencial para organizar as ações, de forma a alcançar os objetivos propostos. No desenvolvimento das atribuições, uma administração do tempo contribui para

Marina, assistente do Departamento de Tecnologia, sabe que é de fundamental importância manter-se uma comunicação gestual eficaz no ambiente de trabalho. Assinale a alternativa que sinaliza uma das maneiras que ela utiliza para evitar ruídos na comunicação não verbal.

Palavras estrangeiras são, cada vez mais, incorporadas ao Português. No universo corporativo e, consequentemente, no cotidiano do Secretário Executivo, não é diferente. Nesse contexto, utiliza-se

Atualmente, muitas empresas estão buscando formas mais seguras e modernas de organizar e arquivar seus documentos. Nesse sentido, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED – é um conjunto de tecnologias que permite gerenciar arquivos em formato digital.

A tecnologia relacionada ao GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital, através do processo de digitalização com scanner, é chamada de:

Para efeitos da Lei 7.377, é considerado Secretário Executivo