É a unidade organizacional encarregada do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos, com a função de controlar a documentação e informar, rápida e eficientemente, onde estão os documentos que existem na instituição:

São conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso:

Métodos de Arquivamento são as diferentes maneiras utilizadas para colocar documentos em ordem em um arquivo. O método ideográfico é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto, sendo bastante aplicado no dia a dia das instituições. O método ideográfico tem algumas subdivisões: na organização por assunto, estes podem ser ordenados de forma alfabética ou numérica. A ordenação alfabética dos assuntos pode ser feita em um único nível (método dicionário) ou em vários níveis hierarquizados (enciclopédico). No método enciclopédico:

I. a ordenação dos assuntos se dá em vários níveis hierarquizados, partindo de assuntos gerais para assuntos mais específicos, onde cada nível é ordenado alfabeticamente.

II. o arquivo será composto por pastas e subpastas, em diferentes níveis.

III. os assuntos podem ser ordenados de forma numérica, em que serão atribuídos para cada assunto códigos que servirão para identificá-los e permitirão a sua localização no acervo.

É correto o que se afirma em:

Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. O gênero de um documento é determinado considerando aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram registradas. Os gêneros mais comuns são:

Em relação aos serviços de protocolo e arquivo pode-se afirmar que:

I. O Protocolo é responsável pelo recebimento e distribuição de correspondências, documentos e processos, assim como pelo controle do seu fluxo na instituição.

II. Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma instituição no curso de sua atividade, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e que foram preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.

III. Os estágios de arquivamento de documentos podem ser: corrente, intermediário e permanente.

IV. A classificação de documentos refere-se ao ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendose atribuir um código.

V. O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.

Considerando as afirmativas apresentadas, identifique a alternativa correta:

As organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Quando nos referimos à configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, estamos tratando do(a):

Também conhecido como de Segunda Idade ou Semi Ativo. São arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário, sua destinação final. Apresenta pequena frequência de uso pela administração. Referimo-nos ao arquivo:

Existem vários tipos de Arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem. Segundo as entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados de acordo com todas as alternativas, EXCETO:

Em relação à entrada e saída de materiais, analisar a sentença abaixo:

O registro das entradas e saídas de materiais é imprescindível para que se tenha o controle das necessidades e demandas da empresa/instituição (1ª parte). Dada a grande diversidade de materiais abrigados em uma empresa, para fazer o acompanhamento do deslocamento deles, é necessário que eles estejam previamente classificados, de forma padronizada, facilitando sua identificação e, consequentemente, seu controle (2ª parte).

A sentença está:

Em relação a algumas vantagens e benefícios da organização de documentos e arquivos, analisar os itens abaixo:

I - Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos.

II - Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos.

III - Aumento de custos com a administração e manutenção do acervo.

Estão CORRETOS: