O texto abaixo diz respeito a qual função arquivística:

O processo de capturar, cotejar, analisar, controlar, trocar e fornecer acesso à informação sobre: (1) a origem, contexto e proveniência de diferentes conjuntos de documentos, (2) seu arquivamento, (3) sua forma e conteúdo, (4) sua relação com outros documentos e, (5) as maneiras como eles podem ser encontrados e utilizados (MILLER, 1990, p.66).

A respeito da teoria arquivística sobre classificação, marque a opção INCORRETA

Na teoria arquivística, o processo classificatório envolve elementos que são sequenciais ou complementam uns aos outros. Marque a opção que segue esse processo.

Sobre classificação arquivística, leia as opções abaixo, depois marque a alternativa que corresponde as opções CORRETAS.

I. O número de níveis varia de acordo com o órgão ou entidade e envolve os seguintes fatores: natureza das atividades desenvolvidas, tamanho da instituição, complexidade da estrutura organizacional e tecnologia utilizada.

II. O processo de organização dos documentos passa pelas seguintes fases, nesta ordem respectivamente: ordenação, tramitação e classificação.

III. A estrutura hierárquica do plano de classificação é um reflexo da estrutura, das funções e das atividades da entidade custodiadora dos documentos.

IV. O princípio norteador da fixação de fundos de arquivo é conhecido como o princípio orgânico estrutural.

V. Segundo o Arquivo Nacional (2011), o documento arquivístico apresenta as seguintes características: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

Dentre as alternativas abaixo, marque a opção INCORRETA.

Leia as frases abaixo e marque a alternativa CORRETA.

I. O princípio da organicidade é o “princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras” (Brasil, 2005).

II. Um dos primeiros métodos sistemáticos para determinar os fatos e eventos no quais os documentos se inseriam, foi de Jean Mabillon em 1681, conhecido como De Re Diplomática.

III. O instrumento que identifica os documentos de um órgão é chamado de instrumento de gestão e podemos afirmar que dentro desse grupo encontram-se o Plano de Classificação e o Quadro de Arranjo.

IV. Os princípios que regem a Classificação Arquivística são: Princípio da Proveniência, Princípio da Organização, Princípio da Teoria das Três Idades e o Princípio da Territorialidade.

V. Antes de ocorrer a Revolução Francesa em 1789, os documentos eram considerados pelo seu valor intrínseco, logo não dependiam do seu contexto gerador.

Considere as seguintes afirmações abaixo sobre documentos de arquivo:

I. Classificam-se quanto ao gênero, à espécie e à natureza do assunto.

II. É qualquer registro produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica dotado de organicidade suficiente para servir de prova.

III. É fonte de informações registradas, processadas e indexadas em meio digital, cuja principal finalidade é servir de testemunho administrativo.

IV. Enquanto documento de arquivo for avaliado como sigiloso, deve permanecer no Arquivo Intermediário.

Estão CORRETAS:

O Ciclo Vital dos documentos compreende três idades, sendo que cada uma das idades está relacionada com a função do documento. Nesse sentido, leia as opções abaixo e, depois, marque a alternativa que corresponde à CORRETA.

I. 1ª idade: arquivo corrente ou ativo. Nesta idade, os documentos são caracterizados como de uso funcional, administrativo e jurídico. Além disso, a pesquisa à informação encontra-se aberta ao público em geral.

II. 2ª idade: arquivo intermediário ou semiativo. Nesta idade, de acordo com alguns autores, os documentos são submetidos à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou seja, os documentos aguardam seus prazos de vida ou de recolhimento.

III. 3ª idade: arquivo permanente ou inativo. Nesta idade, os documentos já passaram pelo uso primário e passam a ter um uso mais relacionado à pesquisa, à cultura, à sociedade em geral, tornando-se fontes para diversas ciências.

Dentre as opções acima, quais estão CORRETAS?

O documento arquivístico, ao longo do seu uso, passa a possuir valores desde a sua produção até sua destinação final. Esses valores são chamados de primário e secundário. Marque a opção que melhor define os valores dos documentos.

I. A aplicação do princípio da proveniência é o único meio de garantir, por um lado, a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade, pois, de certa forma, os documentos refletem a estrutura e o funcionamento da instituição.

II. O princípio da proveniência favorece a recuperação da informação através do arranjo que foi dado à acomodação dos documentos.

III. Por defender a ideia de não juntar (misturar) fundos diferentes, o princípio da proveniência pode ser considerado como uma função da arquivística, no momento em que considera o arquivo como um todo indivisível.

Estão CORRETAS as alternativas:

Leia os itens abaixo e marque a opção que corresponde à alternativa CORRETA.

I. Fundo documental pode ser definido como um conjunto de peças de toda natureza que todo corpo administrativo, toda pessoa jurídica ou física, automática e organicamente reúne em razão de suas funções ou atividades.

II. A aplicação do princípio da proveniência garante a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade ou organização.

III. Os valores dos documentos podem ser divididos em correntes, intermediários e permanentes.

IV. A estrutura e funcionamento da administração são os elementos norteadores do arranjo documental.

Leia as questões abaixo e marque a alternativa que corresponde às afirmativas corretas.

I. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), arquivo é definido como conjunto de documentos acumulados de diferentes instituições de forma orgânica e estrutural.

II. A arquivologia tem por finalidade o oferecimento da informação não somente às instituições produtoras, mas também aos cidadãos, pesquisadores ou não.

III. A arquivística é considerada como a ciência dos arquivos e não dos documentos, mesmo que estes sejam seu produto.

IV. Os principais objetos de estudo da arquivologia são os arquivos; documentos e comunicação.

Marque a alternativa em que se encontram as opções corretas. Nas opções abaixo, há exemplos de classificação de documentos de arquivo, de acordo com a autora Castro (1998, p.42).

I. Gênero: textuais, ofícios, iconográficos.

II. Espécie: certidão, relatório, ordem.

III. Natureza: sigiloso, confidencial, secreto.

Os documentos de arquivo durante sua vida passam por fases dentro de uma instituição ou órgão. Sendo essas fases chamadas de corrente, intermediária e permanente. No entanto, a arquivologia usa termos específicos para definir o trâmite do documento de uma fase para outra: da fase corrente para intermediária, e da fase intermediária para a permanente. Quais são os termos utilizados, respectivamente, da fase corrente para intermediária e da intermediária para permanente?

Leia a seguinte frase e, após, selecione a alternativa que preenche corretamente os espaços em branco. “__________ é todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivado e conservado por si e seus sucessores para efeitos futuros. Os documentos de arquivo classificam-se quanto ao __________, __________ e__________”. (Castro, 1998, p.40).

Dentre as opções a seguir, marque a resposta que possui os fundamentais princípios da arquivologia.

Dentre as alternativas abaixo apresentas, qual NÃO se refere a um método de arquivamento?

Ao conjunto de documentos de um arquivo, damos o nome de:

Trata-se de uma unidade de extrema importância no âmbito das organizações, em especial nas organizações públicas, como o Instituto Federal do Piauí, tendo em vista que responde pelo rigoroso controle de toda documentação recebida, registrada, classificada, distribuída; controla todo o trâmite e expedição de documentos.

A afirmação acima refere-se à (ao):

A gestão documental é uma atividade de grande importância para as organizações, pois tem um poder de atuar desde a produção até a guarda ou eliminação do documento. Nessa perspectiva, o Auxiliar em Administração, ao exercer suas atividades, tem grande responsabilidade em relação aos processos administrativos, no âmbito do Instituto Federal do Piauí. Levando em consideração esse contexto, assinale a afirmativa INCORRETA.