Os arquivos possuem características que variam de acordo com a sua classificação.

I – Arquivo público é o arquivo de instituições filantrópicas que podem ser consultados por qualquer pessoa.

II – Entende-se por arquivo setorial aquele que cumpre as funções de um arquivo corrente e tem sua origem em um determinado setor da instituição.

III – O arquivo especial guarda documentos das mais variadas formas físicas por necessitar de suporte diferente, tais como: slides, filmes e fotografias.

Assinale a alternativa CORRETA.

O Setor de Protocolo em um órgão público possui algumas atividades, dentre elas, ser responsável pelo recebimento, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Na etapa da autuação, o servidor público deverá seguir a seguinte rotina, EXCETO:

A alternativa que contém o instrumento arquivístico, aprovado pela autoridade competente, que tem por objetivos definir o prazo e a condição de guarda dos documentos, bem como sua destinação final, com vista a garantir o acesso à informação aos que dela necessitem, é denominado

De acordo com a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, “[...] documentos _____________ são aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. [...] Consideram-se ____________ os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados” (BRASIL, 1991, p. 1).

A alternativa que preenche, correta e sequencialmente, as lacunas do trecho acima é

Na gestão de documentos, as atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de ________________.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é

Considerando a Resolução do CONARQ de n° 40, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Assinale a alternativa INCORRETA.

Tomando como base a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, em seu capítulo 1, Art. 3°: "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." No processo de gestão de documentos ou gestão documental, Paes (2004) destaca três fases básicas: a produção, a utilização e a avaliação e destinação. Sobre a gestão documental, em especial essas três fases, marque a alternativa CORRETA.

A passagem de um documento para o arquivo permanente, independente de sua origem ser proveniente do arquivo corrente ou do intermediário, denomina-se:

De acordo com Paes (2004), as atividades dos arquivos correntes distribuem-se em cinco setores distintos, sendo eles: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e consulta e a destinação. No arquivamento, que é uma das tarefas de maior importância, pois facilita a recuperação e a disponibilização das informações contidas nos documentos, é necessário a utilização de um método de arquivamento que melhor se adapte à realidade da instituição. Quanto aos métodos, assinale a alternativa INCORRETA.

Dentro do contexto de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F). ( ) “Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, deve-se abrir as caixas e retirá-los.” Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento. ( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento. ( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

O principal objetivo da conservação é estender a vida útil dos materiais. Combater as causas de deterioração pode prolongar a vida útil de livros e documentos. Acerca das condutas, em relação à conservação dos materiais, assinale a alternativa incorreta.

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

Os avanços da tecnologia, a complexidade dos sistemas burocráticos, o aumento das necessidades administrativas, jurídicas e científicas na atualidade são responsáveis pelo crescimento assustador da documentação gerada. A eliminação criteriosa de documentos indicando quais devem ser preservados definitivamente ou eliminados sem prejuízo para a eficiência das rotinas administrativas, porque é impossível que sejam guardados todos os documentos acumulados por uma organização, é resultado do processo de

Assinale a alternativa que preencha corretamente a lacuna.

A (O) _____ de documentos é uma política de arquivo baseada em certos fundamentos dentre eles: Possibilidade de acesso ao mesmo documento por várias pessoas ao mesmo tempo; Maior agilidade (ao menos em tese) na busca e recuperação da informação.

Leia atentamente o seguinte trecho.

“Consideram-se _____ um conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

Sobre os benefícios da digitalização de documentos, analise as afirmativas abaixo.

I. Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso.

II. Rapidez no acesso à informação é essencial na tomada de decisões estratégicas nos dias de hoje.

III. Preservação do Meio Ambiente, onde reduzir documentos físicos também reduz o impacto na produção de papel, por exemplo.

Assinale a alternativa correta.

A virtualização de documentos antigos permite que eles sejam integrados a novos arquivos dentro de um sistema de gerenciamento eletrônico, melhorando a análise de dados pela organização. A respeito deste assunto, assinale a alternativa incorreta.

Considere as afirmativas abaixo acerca de possíveis erros na Gestão de Documentos.

I. Falta de padronização por tipo e data.

II. Utilizar controles que não conseguem atender a um grande volume de documentos.

III. Não dar a devida importância para a gestão de documentos fiscais

Estão corretas as afirmativas:

Os arquivos virtuais precisam de investimentos em um sistema eficiente, em servidores/mídias para armazenamento e em profissionais qualificados para geri-los. Sobre esse tipo de arquivo, assinale a alternativa incorreta.

Arquivos físicos e digitais produzem gastos. Tornar a gestão deles eficiente é necessário para que não gerem despesas/custos elevados para as organizações. Sobre os gastos proporcionados pelos arquivos físicos, analise as afirmativas abaixo.

I. HDs externos, servidores e DVDs.

II. Conservação e manutenção de papéis e de espaço para alocação deles.

III. Gerenciamento de suportes físicos, como estantes, armários, cofres etc.

Assinale a alternativa correta