O setor de protocolo está relacionado às atividades de entrada, saída e controle dos documentos. Assinale a alternativa que corresponde a uma de suas atividades.

Dentro do contexto das rotinas de protocolo observamos o recebimento de correspondências, as quais podem ser classificadas quanto:

Também chamado de ativo ou de momento, é o conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-meio e atividades-fim, e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e da frequência com que são consultados.

Analise as assertivas e assinale a alternativa correta. São atividades de protocolo:

I. recebimento.

II. classificação.

III. registro.

IV. distribuição.

V. expedição.

Marcelo e Valmir estavam em dúvida sobre qual fase do setor de protocolo seria aquela que realiza a análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria, de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento. Para sanar a dúvida buscaram auxílio do professor Ricardo que prontamente lhes informou se tratar da fase de:

Leia o trecho a seguir e responda ao que segue:

“Depois de finalizada a correspondência deve ser de novo lida e em seguida assinada. A organização das grandes empresas implica que o correio e expedição esteja pronto até determinada hora, de forma a ser levado a despacho.”

Assinale a alternativa que corresponde à etapa de expedição de correspondência:

Maurício Silva, estava em dúvida em relação à uma questão do setor de Protocolo. A dúvida de Marcelo era em relação à situação em que os documentos e atividades de controle ficam em um único local na organização. Seu colega João Mário informou que esta situação se tratava do Protocolo Centralizado; enquanto que Giovanna informou se tratar do Protocolo Descentralizado. Assinale a alternativa correta em relação à situação descrita:

Considerando os métodos de arquivamento, observe os nomes dos servidores a seguir relacionados.

1. Cláudia Araújo da Silveira

2. Ana Bernardes Silveira

3. Maira Lopes Viana

4. Maria Augusta Viana

5. Josivaldo Santos Filho

6. Manuela Silva Reis

7. Manoela Souza Reis

O arquivamento pelas regras de alfabetação determinará a seguinte ordem para o dossiê dos referidos servidores:

Quanto aos métodos de ordenação de documentos em um arquivo, analise as definições a seguir.

I. Método dígito terminal: ordenação que tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos.

II. Método numérico: ordenação que tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante.

III. Método soundex: ordenação que tem por eixo a fonética dos nomes que intitulam os documentos de um determinado arquivo.

Nos moldes da terminologia arquivística usual, pode-se de afirmar que está(ão) correta(s) apenas

A classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. A classificação por assuntos é utilizada com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos, uma vez que o trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento. Portanto, a classificação define a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação.

Abaixo, relacione a classificação do documento com o teor do assunto contido no mesmo:

I. Organização e Funcionamento:

II. Pessoal:

III. Patrimônio:

IV. Orçamento e Finanças:

V. Documentação e Informação:

( ) Classificam-se os documentos referentes aos bens patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluem- se, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de manutenção, limpeza e recuperação.

( ) Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.

( ) Classificam-se os documentos relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do órgão.

( ) Classificam-se os documentos relativos à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa. Incluem-se ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações de contas aos tribunais de contas.

( ) Incluem-se documentos relativos aos direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de benefícios.

A sequência correta das alternativas acima

O método de arquivamento alfabético é o mais simples e prático. Nessa opção, os números devem ser escritos

No arquivamento de documentos por nome de pessoas, nome de empresas ou razões sociais, as pastas devem ser organizadas e separadas devidamente, utilizando-se

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A organização de documentos é uma das tarefas administrativas que requer muita atenção. Os conjuntos de documentos atuais, em curso, que são objeto de consultas e pesquisas constantes são denominados arquivos

Tratando-se de gestão de documentos, o protocolo pode ser

O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental, ou seja, é o setor responsável pelo recebimento, registro, distribuição, controle da tramitação e

A Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados preceitua que é dever do Poder Público, a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Analise as assertivas abaixo acerca das noções sobre arquivologia:

I. A consulta aos documentos públicos será franqueada pela Administração Pública.
II. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais.
III. Os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades são também públicos.
IV A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público, prescindirá de autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
V. Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Nesse contexto, a quantidade de afirmativas CORRETAS é (são):

Considerando as seguintes etapas do GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentação, ordene numericamente a sequência adequada para essas etapas e assinale a alternativa correta.

( ) Indexação.

( ) Captura do documento.

( ) Gerenciamento de documentos e de informações neles contidas.

( ) Armazenamento e formas de localização.

A microfilmagem surgiu com a crescente indagação de como e quando se deve proceder para reduzir e racionalizar a produção de documentos e, por consequência, seu arquivamento e conservação. Sobre a microfilmagem, assinale a alternativa correta. 

O arquivo físico precisa ser organizado de forma que proporcione condições ideais de armazenamento para os documentos. Sobre a centralização de arquivos, assinale a alternativa correta.