“Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”. O texto acima define:

Analise as seguintes afirmativas sobre as definições relativas aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo previstos na Portaria Interministerial MJ/MPOG Nº 1.677/2015.

I. Juntada por apensação é a união em caráter temporário de processo(s) a outro processo, destinada ao estudo, à instrução e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes e a servir de documento elucidativo para a instrução deste, pertencente a um mesmo interessado ou não.

II. Termo de desentranhamento é o conjunto de informações registradas com o objetivo de validar a retirada de folha(s) de um processo que foram anexadas indevidamente ao mesmo.

III. Tramitação é a forma por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões em documentos, avulsos ou processos.

A partir dessa análise, pode-se concluir que estão corretas as afirmativas:

Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal devem observar algumas diretrizes nas relações entre si e com o cidadão, tais como a presunção de boa-fé e a utilização de linguagem simples e compreensível, evitando o uso de siglas, jargões e estrangeirismos. Com relação ao atendimento público prestado ao cidadão, em conformidade com a legislação de referência do Poder Executivo Federal, analise as assertivas abaixo: I – Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal que necessitarem de documentos comprobatórios de regularidade de situação do cidadão, atestados, certidões ou outros documentos comprobatórios que constem em base de dados oficial da administração pública federal deverão obtê-los diretamente do respectivo órgão ou entidade. II – Os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal poderão exigir do cidadão a apresentação de certidões ou outros documentos expedidos por outro órgão ou entidade do Poder Executivo Federal, no caso de comprovação de antecedentes criminais. III – A juntada de documento, quando decorrente de disposição legal, poderá ser feita por cópia autenticada, mediante conferência com o documento original. Sobre as assertivas acima, pode-se afirmar que:

Na Administração Pública existe a necessidade de organizar os arquivos de forma ordenada, para facilitar, entre outras ações, o gerenciamento dos processos em trâmite ou os já tramitados. Um processo constitui o conjunto seqüencial de ações que tem por objetivo atender uma solicitação ou emitir uma decisão. Um processo pode receber informações, pareceres, anexos e despachos que são tramitados em conjunto, ou seja, os documentos formam um processo e seguem para tramitação. Há um ação pela qual um documento passa a constituir um processo, que visa dar forma processual aos documentos que requeiram análises, informações e decisões. Também existe uma rotina que consiste na união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Trata-se, respectivamente, dos seguintes procedimentos de gestão de documentos:

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _________________ é o conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam controlar a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. Os insetos causam danos de grande intensidade aos acervos. Essa ação destrutiva é maior nas regiões de clima tropical. II. O arquivo deve controlar a umidade e temperatura do ambiente, de acordo com a documentação mantida em seu acervo. Normalmente a umidade ideal gira em torno de 85% e a temperatura 30°

A preservação de documentos é o conjunto de medidas adotadas visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados em um arquivo. Os elementos físicos que são considerados nessa conservação são os relacionados abaixo, exceto o que está na alternativa:

O arquivamento de documentos tem vários métodos. Aquele método que é utilizado quando a ordenação dos documentos é feita por assunto denomina-se:

O arquivo que guarda documentos que, mesmo não sendo de uso frequente pelos setores que os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que guardam relação com seu conteúdo. Esse arquivo denomina-se:

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. Documentos Iconográficos são aqueles que apresentam, de forma reduzida, imagens representando áreas maiores. II. Documentos Micrográficos são aqueles que apresentam como informação imagens estáticas, como fotografias, negativos, diapositivos, desenhos e gravuras.

Na análise de documentos de arquivo pode-se identificar em cada documento diversos elementos que o caracterizam. Assinale abaixo a alternativa que não contém um desses elementos que o caracterizam.

Leia a afirmação a seguir e assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna. Os arquivos especiais são aqueles que mantém sob sua guarda documentos de formas físicas diferenciadas e que requerem medidas especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservação. Um exemplo de arquivo especial é __________________ :

Leia as afirmações abaixo e assinale a alternativa correta. I. Arquivo e biblioteca trabalham com o mesmo objeto, mas possuem características que os diferenciam. O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivo funcional e a biblioteca organiza a informação para fins culturais. II. As informações orgânicas são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto informações não orgânicas são conservadas nas bibliotecas.

Leia as afirmações abaixo sobre Arquivo e assinale a alternativa incorreta.

A organização é fundamental no ambiente de trabalho. Além do arquivamento, os documentos precisam estar dispostos de forma a facilitar sua localização quando necessário. A figura a seguir ilustra uma pasta, bastante funcional e utilizada em arquivos e armários para guardar documentos, contratos e papéis. Trata-se da:

A eliminação de documentos arquivísticos digitais segue o mesmo processo dos documentos convencionais. No setor público, a eliminação deve ser precedida pela elaboração de listagem de eliminação de documentos, que, depois de aprovada pela instituição arquivística na específica esfera de competência, deverá ser publicada e, quando for efetivada a eliminação, será lavrado o termo de eliminação de documentos, segundo a legislação vigente. Caso o original seja considerado de valor permanente, este não poderá ser eliminado, conforme também determina a legislação. No setor privado, recomenda-se a elaboração de tabela de temporalidade e destinação e que se institua comissão de avaliação de documentos para aplicar os prazos previstos na tabela e realizar os procedimentos de eliminação. Mas, em ambos os setores (público ou privado), deve-se observar os seguintes procedimentos:

I. os documentos arquivísticos que estiverem pendentes sob litígio ou investigação não poderão ser destruídos;

II. a eliminação deverá ser realizada de forma a impossibilitar a recuperação posterior de qualquer documento eliminado;

III. todas as cópias dos documentos eliminados, incluindo cópias de segurança (mantendo-se apenas as cópias de preservação), independentemente do suporte, deverão ser destruídas.

Pode-se afirmar que:

Sobre os documentos arquivísticos num ambiente digital, considere as afirmativas a seguir. I. O website do CRA-AC pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido produzido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Portanto, dessa forma, deve ser contemplado pelo programa de gestão arquivística da instituição. II. Um e-mail convocando para uma reunião da Comissão Permanente de Tomada de Contas, órgão técnico do CRA-AC, pode ser considerado um documento arquivístico desde que tenha sido elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho e retido para referência. III. Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD) idôneo e confiável oferece um alto grau de presunção de autenticidade dos documentos. Porém, o uso da assinatura digital é recomendável nos casos em que é obrigatório garantir a autoria e/ou a integridade de um documento transmitido entre sistemas ou entre usuários e sistemas. Por exemplo, ao ser transmitida de um sistema de gestão de pessoas para o sistema de uma instituição financeira (como um banco), uma autorização de pagamento precisa de assinatura digital para garantir sua autenticidade. Pode-se afirmar que: