A comunidade arquivística brasileira e os órgãos competentes têm nos últimos anos se preocupado com os documentos produzidos e/ou custodiados em ambientes digitais, estabelecendo requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Estes requisitos são conhecidos como:

A normalização da descrição arquivística foi um passo importante para a área como um todo, estabelecendo formatos e parâmetros para uma efetiva descrição dos fundos arquivísticos.

Quais eram e como se definiam os instrumentos de pesquisa anteriores às normas de descrição. De acordo com seus conhecimentos, marque V para VERDADEIRO, F para FALSO e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:

( ) Guias: Fornece um esquema do conteúdo do arquivo e não dos documentos em si, lista e sumariza o conteúdo de um fundo, coleção ou seção. Informa a respeito das datas-limite do fundo, a quantidade de documentos, sua origem e estado de organização, se há restrições ao acesso, quais são as séries, etc.

( ) Catálogos: Abordam, especificamente, unidades documentais (como séries, subséries etc.), tratando documento por documento. Por exemplo, para descrever determinada série de correspondência, o catálogo poderá indicar os nomes do emissor e do destinatário, os tipos documentais, as datas tópicas, as datas cronológicas e as notações de cada documento.

( ) Índices: Eram mais específicos. Os índices só eram organizados para os volumes singulares e os maços, quando estes consistissem de documentos heterogêneos quanto à forma e ao assunto, os quais, longo tempo após sua criação, eram reunidos, como originais, num corpo único, ou transcritos, como cópia, num volume.

( ) Inventários: Os instrumentos mais gerais trazem informações sobre a instituição custodiadora do arquivo, como: dos fundos sob sua custódia, seu endereço, dias e horários de funcionamento/atendimento da instituição.

De acordo com o Glossary of Archivaland Records Terminology (2016), o processo de analisar, organizar e recordar detalhes sobre os elementos formais de um fundo de arquivo ou coleção, tais como, criador, títulos, datas, âmbito e conteúdo, para facilitar a compreensão e identificação, diz respeito a qual função arquivística?

Os documentos de arquivo possuem em sua maioria semelhanças constituintes passivas de análise e comparação. Qual é a área da arquivística que reconhece esses padrões afim de identificar e estabelecer as séries documentais?

Considere as questões abaixo a respeito da organização e administração de arquivos.

I. A análise dos dados coletados configura-se na real situação dos serviços de arquivo da instituição, além de fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas necessárias.

II. Para que um arquivo cumpra seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que leve em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

III. O levantamento de dados visa apenas verificar a infraestrutura da instituição.

IV. Durante a fase de implantação e testes é que é elaborado o manual de arquivo, no qual ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo.

V. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, normas, regulamentos, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo.

Marque a alternativa CORRETA:

Sobre planejamento e organização de arquivos, leia as seguintes questões abaixo e marque a opção que corresponde às alternativas corretas.

I. É o relatório do diagnóstico que permitirá conhecer a situação da instituição em todos os aspectos relacionados à gestão da informação arquivística.

II. As funções da arquivologia compreendem somente a avaliação, aquisição, classificação, descrição, difusão e acesso.

III. O diagnóstico documental contempla as quantidades dos documentos; as características diplomáticas; os conteúdos informacionais; as unidades físicas de arquivamento; a existência e o modo de uso de tecnologias da informação; entre outros, ou seja, o diagnóstico faz um panorama geral ou específico de uma instituição.

IV. Ao final da elaboração do diagnóstico, o resultado obtido é o reflexo das inter-relações internas e externas da instituição, desde o seu histórico, objetivos, funções e atividades, no entanto, não apresenta a relação documental entre os documentos produzidos pela instituição.

A arquivística é regida por alguns princípios, os quais são fundamentais para a elaboração dos instrumentos de gestão e de descrição, assim como para argumentação e fundamentação teórica como uma ciência. Nesse sentido, o princípio que estipula que os arquivos deveriam ser conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos é conhecido como o da:

Conforme Paes (2006), o planejamento e a organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de quatro etapas de trabalho. Para a realização dessas etapas (fases), a autora sugere uma ordem para elas, pois uma é sequencial à outra. Assinale a opção que corresponde exatamente a essa ordem.

A fase seguinte ao levantamento, de acordo com Paes (2006), compreende a análise dos dados, a qual resulta em um relatório, mais conhecido como diagnóstico. Nesse relatório são dispostos os dados coletados e a análise deles, de forma a informar à instituição como se encontra seu acervo (produção de documentos, estado de conservação, entre outros) e o que pode ser melhorado, portanto, no diagnóstico são relatados a situação do acervo e, possíveis, melhorias dele, de forma a otimizá-lo. Nesse sentido, marque a alternativa que melhor define o conceito de diagnóstico.

Durante o planejamento e organização de arquivos, para que se obtenha um resultado o mais fiel possível à realidade da instituição na fase de levantamento (PAES, 2006), é necessário que nessa fase se faça uso de instrumentos e técnicas de coleta de dados amparados pela metodologia científica, as quais são defendidas pelo autor Lopes (2013). O uso dessas ferramentas metodológicas deixa o trabalho do arquivista de forma mais fundamentada, ou seja, o trabalho não será feito empiricamente. Portanto, pode-se considerar como instrumentos e técnicas a seguinte opção.

O texto abaixo diz respeito a qual função arquivística:

O processo de capturar, cotejar, analisar, controlar, trocar e fornecer acesso à informação sobre: (1) a origem, contexto e proveniência de diferentes conjuntos de documentos, (2) seu arquivamento, (3) sua forma e conteúdo, (4) sua relação com outros documentos e, (5) as maneiras como eles podem ser encontrados e utilizados (MILLER, 1990, p.66).

A respeito da teoria arquivística sobre classificação, marque a opção INCORRETA

Na teoria arquivística, o processo classificatório envolve elementos que são sequenciais ou complementam uns aos outros. Marque a opção que segue esse processo.

Dentre as alternativas abaixo, marque a opção INCORRETA.

Leia as frases abaixo e marque a alternativa CORRETA.

I. O princípio da organicidade é o “princípio segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras” (Brasil, 2005).

II. Um dos primeiros métodos sistemáticos para determinar os fatos e eventos no quais os documentos se inseriam, foi de Jean Mabillon em 1681, conhecido como De Re Diplomática.

III. O instrumento que identifica os documentos de um órgão é chamado de instrumento de gestão e podemos afirmar que dentro desse grupo encontram-se o Plano de Classificação e o Quadro de Arranjo.

IV. Os princípios que regem a Classificação Arquivística são: Princípio da Proveniência, Princípio da Organização, Princípio da Teoria das Três Idades e o Princípio da Territorialidade.

V. Antes de ocorrer a Revolução Francesa em 1789, os documentos eram considerados pelo seu valor intrínseco, logo não dependiam do seu contexto gerador.

Considere as seguintes afirmações abaixo sobre documentos de arquivo:

I. Classificam-se quanto ao gênero, à espécie e à natureza do assunto.

II. É qualquer registro produzido ou recebido por uma pessoa física ou jurídica dotado de organicidade suficiente para servir de prova.

III. É fonte de informações registradas, processadas e indexadas em meio digital, cuja principal finalidade é servir de testemunho administrativo.

IV. Enquanto documento de arquivo for avaliado como sigiloso, deve permanecer no Arquivo Intermediário.

Estão CORRETAS:

O Ciclo Vital dos documentos compreende três idades, sendo que cada uma das idades está relacionada com a função do documento. Nesse sentido, leia as opções abaixo e, depois, marque a alternativa que corresponde à CORRETA.

I. 1ª idade: arquivo corrente ou ativo. Nesta idade, os documentos são caracterizados como de uso funcional, administrativo e jurídico. Além disso, a pesquisa à informação encontra-se aberta ao público em geral.

II. 2ª idade: arquivo intermediário ou semiativo. Nesta idade, de acordo com alguns autores, os documentos são submetidos à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou seja, os documentos aguardam seus prazos de vida ou de recolhimento.

III. 3ª idade: arquivo permanente ou inativo. Nesta idade, os documentos já passaram pelo uso primário e passam a ter um uso mais relacionado à pesquisa, à cultura, à sociedade em geral, tornando-se fontes para diversas ciências.

Dentre as opções acima, quais estão CORRETAS?

O documento arquivístico, ao longo do seu uso, passa a possuir valores desde a sua produção até sua destinação final. Esses valores são chamados de primário e secundário. Marque a opção que melhor define os valores dos documentos.

I. A aplicação do princípio da proveniência é o único meio de garantir, por um lado, a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade, pois, de certa forma, os documentos refletem a estrutura e o funcionamento da instituição.

II. O princípio da proveniência favorece a recuperação da informação através do arranjo que foi dado à acomodação dos documentos.

III. Por defender a ideia de não juntar (misturar) fundos diferentes, o princípio da proveniência pode ser considerado como uma função da arquivística, no momento em que considera o arquivo como um todo indivisível.

Estão CORRETAS as alternativas:

Leia os itens abaixo e marque a opção que corresponde à alternativa CORRETA.

I. Fundo documental pode ser definido como um conjunto de peças de toda natureza que todo corpo administrativo, toda pessoa jurídica ou física, automática e organicamente reúne em razão de suas funções ou atividades.

II. A aplicação do princípio da proveniência garante a integridade administrativa dos arquivos de uma unidade ou organização.

III. Os valores dos documentos podem ser divididos em correntes, intermediários e permanentes.

IV. A estrutura e funcionamento da administração são os elementos norteadores do arranjo documental.