Aquisição, registro, guarda e conservação de livros, folhetos, jornais, revistas e outras publicações, bem como de álbuns de fotografias, de dispositivos ou de recortes, controlando seu empréstimo e utilização, estão entre as competências do Auxiliar Administrativo. Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida), os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que um documento apresenta e que justifica sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário. Considerando-se o valor primário, analise as afirmativas.

I. Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição em seu dia a dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

II. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido a suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, esse valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.

III. Os arquivos correntes (1ª idade) e intermediários (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. 

Pode-se afirmar que: 

Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _____________________ os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos.

Assinale a alternativa correta. Há três elementos principais a serem considerados na classificação de documentos públicos:

Exerce papel fundamental, para o bom desenvolvimento das atividades secretariais, a correta gestão documental. Entre as práticas pertinentes a essa gestão, tem-se o conhecimento dos meios e mecanismos de arquivamento como elemento facilitador da organização e localização em acervos. Nesse sentido, diversos termos compõem corretamente o sistema de arquivamento documental, exceto:

Sobre as regras de arquivamento, assinale a alternativa correta.

O método numérico dígito-terminal de arquivamento tem como elemento principal de identificação o número. Os documentos são numerados sequencialmente, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um. Se considerarmos o número 193228 teremos:

O setor de protocolo é aquele por onde os documentos tramitam em uma organização. Uma vez recebidos os documentos, o setor de protocolo (ou órgão similar) deverá efetuar urna série de procedimentos. Todas as alternativas a seguir apresentam procedimentos de competência do setor de protocolo, exceto uma. Assinale a opção divergente.

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde sua produção. Esse sistema é conhecido como a teoria ______________________, concepção moderna de arquivística.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Segundo Mazulo e Liendo (2010), dentre os métodos de arquivamento existentes, o mais utilizado é o alfabético nominal, que consiste em abrir pastas com o nome correspondente ou o nome da empresa. Nesse sentido, com base nessas autoras, assinale a alternativa correta para o ordenamento alfabético, em um arquivo de correspondências em pastas, para os seguintes nomes:

• Suzana Castelo Dourado.

• Manoel Santo Expedito.

• José Francisco Gomes Júnior.

De acordo com Medeiros e Hernandes (2010), a documentação assume natureza _______________ quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos (...), como, por exemplo: Leis, Leis Complementares, Decretos, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou Municipal.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Ferreira (2012) apresenta uma tabela com prazo de guarda de documentos trabalhistas. Com base no referido autor, relacione os prazos (tempo de guarda), arrolados na Coluna 1, com os documentos indicados na Coluna 2.

Coluna 1

1. Tempo indeterminado.

2. Cinco anos.

3. Dez anos.

Coluna 2

( ) PIS/PASEP – Documentos de cadastramento e inclusive pagamentos de abonos.

( ) DARF/IRRF.

( ) CIPA – Livro de Atas.

( ) Folha de Pagamento.

( ) Atestado médico de gestante.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Existe uma legislação que regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais. Assim na microfilmagem de documentos de cada série será sempre precedida de imagem de abertura dentre outros com os seguintes elementos abaixo, EXCETO.

Todas as afirmações abaixo sobre a conservação de documentos estão corretas, EXCETO.

No arquivamento de nomes devemos observar pequenas regras, conhecidas como regras de alfabetação. Assim assinale a alternativa em que a regra esteja INCORRETA

Na escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos ao serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais frequentemente consultado. Assim quando ao número do documento vier associado à data, o método é o: