O arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos oficialmente e recebidos por um governo, organização ou empresa, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Assim, o acervo documental acondicionado no arquivo demanda de uma organização que fornecerá condições de segurança, acesso, flexibilidade, simplicidade e precisão.

Abaixo correlacione os elementos aos seus princípios.

(1) Segurança;

(2) Acesso;

(3) Flexibilidade;

(4) Simplicidade;

(5) Precisão.

( ) Para localização ativa dos documentos o arquivo deverá oferecer condições de consulta imediata.

( ) Com o crescimento da empresa ou órgão público, o arquivo deverá ser ajustado às novas demandas de produção e à multiplicidade dos documentos a serem arquivados.

( ) O volume do acervo documental não exige necessariamente um arquivo complexo, pois as possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e funcionais.

( ) O arquivo deverá oferecer exatidão na consulta aos documentos e garantir a localização de um documento arquivado ou que tenha sido dele retirado.

( ) No âmbito físico, o arquivo deverá possuir condições de segurança quanto a deterioração, extravio, roubo e medidas de prevenção para intempéries como calor excessivo ou umidade por condições climáticas. E, no âmbito do sigilo da informação, é importante tomar medidas para dificultar ou impedir o livre acesso a documentos confidenciais.

Assinale a sequência CORRETA:

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

O(A) secretário(a), no seu dia a dia de trabalho, deve assegurar que a gestão dos documentos seja feita de forma eficiente.

I - Produção, administração, manutenção e destinação eficientes.

II - A informação pode demorar, o primordial é que ela chegue de forma eficiente ao gestor.

III - Propiciar que a informação seja recuperada com uso da tecnologia para que a busca seja de forma rápida e precisa.

IV - Preservar a memória da instituição.

Quanto às assertivas sobre a gestão de documentos enumeradas acima, assinale a alternativa CORRETA:

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) entende-se por gestão de documentos:

Com base em Cruz (1998) em que consiste a tecnologia denominada workflow aplicada nos procedimentos executados pelos profissionais que atuam com documentos digitais. Assinale a alternativa CORRETA:

CRUZ, T. Workflow, a tecnologia que vai revolucionar o processo produtivo das manufaturas na organização moderna. São Paulo: Editora Atlas, 1998

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade, além disso, pode ser usado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais (ARQUIVO NACIONAL, 2011). Sobre o e-ARQ Brasil assinale a alternativa INCORRETA:

Observe a definição a seguir: Conjuntos de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, em que existem documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. Segundo o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais (2016) essa definição diz respeito a:

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005) à Juntada, em caráter temporário, com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência, dá-se o nome de:

O termo “recolhimento dos documentos” segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), diz respeito à:

Desde a década de 1990, a comunidade internacional tem desenvolvido iniciativas no sentido de orientar a modelagem e implementação de repositórios digitais, e de apontar os requisitos para atribuir confiabilidade a esses repositórios. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2015) publicou um documento estabelecendo as diretrizes para a implementação de Repositórios Arquivísticos Digitais Confiáveis (RDC-Arq). Segundo este documento, um repositório digital constitui-se:

Sobre a legislação arquivística no Brasil, assinale a alternativa INCORRETA:

A Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. No que se refere ao processo de microfilmagem e de eliminação dos documentos microfilmados, assinale a alternativa INCORRETA:

A teoria arquivística, conforme Heloísa Bellotto (2006), recomenda que o processo de avaliação documental ocorra na fase:

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4ª ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006.

O diagnóstico de arquivos caracteriza-se por:

Faça a correta associação entre os conceitos a seguir, e aponte a sequência numérica CORRETA:

(1) Arquivos correntes.

(2) Arquivos intermediários.

(3) Arquivos permanentes.

(4) Teoria das Três Idades.

( ) Classificação de arquivos conforme uso e valor.

( ) Documentos semiativos, possuidores de valor primário.

( ) Documentos ativos, que geralmente são utilizados frequentemente.

( ) Documentos arquivados de modo definitivo, não podendo ser eliminados.

O processo consiste em colocar documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidificação. Em seguida, o papel é passado a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012. p. 120).

A que processo se refere o conceito acima?

Reis (2012) explana sobre as fases da gestão de documentos. As 03 (três) fases da gestão documental são:

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012).

Marque a alternativa que apresenta a sequência CORRETA dos conceitos apresentados a seguir:

I - Processo de restauração em que se reforça a folha documental com papel.

II - Aplicação interna ou superficial de substância adesiva em papel.

III - Destruição da atividade de insetos sobre determinado documento.

Acerca dos serviços de arquivos, analise as assertivas a seguir e aponte a respectiva sequência de alternativas VERDADEIRAS (V) ou FALSAS (F).

( ) A centralização documental deve ser aplicada apenas à fase permanente.

( ) A descentralização documental deve ocorrer apenas na fase permanente.

( ) A descentralização documental pode ocorrer apenas na fase corrente.

( ) A descentralização pode resultar em formas diferenciadas de gestão documental dentro da própria organização