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A fase de “Registro” é a primeira etapa no processo de arquivamento na ouvidoria.

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Os documentos confidenciais devem sempre ser classificados com a maior prioridade no protocolo, independentemente de seu conteúdo.

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Após o protocolo, a ouvidoria é responsável por encaminhar imediatamente a manifestação para a área responsável pela resolução. 

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No protocolo, a distribuição de documentos deve ser centralizada, com todos os documentos passando por um único ponto de entrada e saída na organização.

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No protocolo de recepção, a prioridade de atendimento deve ser dada aos documentos mais volumosos, independentemente de seu conteúdo.

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A função principal do protocolo de recepção é somente registrar a entrada de documentos, sem a necessidade de qualquer triagem ou encaminhamento adicional.

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É necessário garantir que todas as demandas recebidas na ouvidoria sejam registradas. Para isso, sempre se deve fornecer o número de protocolo desse registro para que o cidadão consiga acompanhar o andamento de sua manifestação e, principalmente, indique o prazo para a resolução da demanda pela Instituição ou para apresentar um posicionamento das providências que serão tomadas para solucionar essa demanda. 

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A classificação de documentos no protocolo não é um processo subjetivo e pode variar de acordo com a interpretação do funcionário responsável.

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A classificação dos documentos no protocolo é um processo administrativo, podendo ter implicações legais.