Questões de Concurso Comentadas sobre arquivologia
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______________________ trata-se do registro e controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos. Ele serve para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.
_______________ após serem registrados, os documentos serão devidamente analisados, sendo que muitos deles serão transformados em processos.
________________________ refere-se ao fato de um arquivo ser formado por um conjunto de documentos que se origina de ações articuladas em prol da missão de uma entidade.
Considere a situação hipotética abaixo:
O Reitor do IFMT decide designar os membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFMT (CPAD) e, para isso, designa os servidores a seguir relacionados: I) Servidor Fulano, ocupante do cargo de Assistente em Administração; II) Servidor Beltrano, ocupante do cargo de Revisor de Textos; III) Servidor Sicrano, ocupante do cargo de Arquivista; e IV) Servidor Ifetiano, ocupante do cargo de Técnico em Secretariado.
Nos termos do Decreto Federal nº 10.148, de 2 de dezembro de 2019, quem deve ser designado como Presidente da CPAD na situação hipotética acima?
I. As atividades de protocolo são exclusivas da fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
II. A etapa inicial de controle por parte do Setor de Protocolo é o recebimento dos documentos que entram na instituição.
III. Em regra, O Setor de Protocolo pode abrir a correspondência que chega à instituição e identificar os dados dos documentos para efetuar o registro.
Está(ão) correto(s):
(__) O cabeçalho é utilizado apenas na primeira página do documento, e devem constar alguns elementos, um essencial é o brasão das Armas da República.
(__) O endereçamento é a parte do documento que informa quem receberá o expediente.
(__) O fecho das comunicações oficiais objetiva, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, saudar o destinatário. Para autoridades de hierarquia superior à do remetente, inclusive o Presidente da República, utiliza-se o termo respeitosamente.
Fonte: Manual de Redação da Presidência da República.
Assinale a alternativa com a sequência correta:
I. o controle de produção, desde a recepção, o registro, a classificação e tramitação de documentos produzidos ou recebidos.
II. o recebimento da documentação a sua separação em ostensivo, sigiloso e particular.
III. a validação ou não do julgamento da solicitação e o seu registro no sistema de informação.
IV. a retirada dos documentos por meio de recibo de empréstimo e em campo específico.
V. a distribuição, o controle da tramitação e a expedição de documentos.
Está correto o que se afirma na alternativa:
Acerca da arquivologia e do protocolo de documentos, assinale a alternativa correta.
Com relação às noções de arquivologia, assinale a alternativa correta.
Sobre o conceito e funções de um “arquivo”, analise os itens e assinale a alternativa INCORRETA:
Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos, pode-se citar a “melhora na organização”, que se caracteriza por:
As atividades que propiciam o funcionamento da Administração Pública acarretam a produção de grande volume de documentos e processos. Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade do local de trabalho e pode passar uma má impressão de amadorismo e falta de organização cidadão ou cliente. A situação se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um sistema de protocolo de documentos para organizar a papelada. Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos estão, à exceção:
A gestão de documentos está diretamente relacionada ao uso de técnicas arquivísticas, que facilitam, dentre outros fatores, a localização e o acesso a informações. Em relação às noções de arquivamento e aos procedimentos administrativos na gestão pública, analise as afirmativas a seguir.
I. Os documentos temporários, cuja utilidade não se prorrogue após a conclusão de processos administrativos, podem ser descartados de acordo com a tabela de temporalidade.
II. Os documentos concedidos podem ser acessados e compartilhados livremente entre todos os funcionários de uma instituição, desde que estejam no mesmo setor.
III. Os arquivamentos de documentos públicos devem seguir um padrão de classificação, considerando o assunto e a natureza do documento, garantindo, assim, sua recuperação eficiente.
IV. Os documentos oficiais são preservados em arquivos por dois anos; depois de cessado seu uso corrente eles são descartados.
Está correto o que se afirma apenas em
Consoante Paes (2004), arquivo é o arcabouço de documentos produzidos ou acumulados por uma pessoa física ou jurídica, podendo ser pública ou privada, qualificado pela natureza orgânica do acúmulo e conservação destes, levando em conta a finalidade de comprovação de um fato ou, simplesmente, de transmissão de informações. Analogamente, arquivamento é conceituado como o conjunto de operações técnicas destinadas ao acondicionamento e armazenamento de documentos. Sobre arquivamento, o método que consiste em organizar os documentos no arquivo separando-os por local ou procedência, podendo ser por cidade, estado ou país, é denominado:
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