A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:

No que se refere aos métodos de arquivamento de documentos, uma empresa pode adotar:

Nos dias de hoje em muitas empresas por todo o planeta, observamos a implantação da cultura do “paperless”. Nessa cultura, as organizações implantam softwares para a gestão de documentos, diminuindo, dessa forma, o fluxo de papel que tramita por suas unidades de trabalho. Está correto afirmar dentro do cenário da GED (gestão eletrônica de documentos):

O regimento interno do Conselho Nacional de Arquivo, institucionalizado e aprovado através da Portaria do Ministério da Justiça 2.588, de 24 de novembro de 2011, estabelece em seu artigo 3º que o Conarq é constituído por dezessete membros conselheiros, sendo, entre eles:

Sobre a história da arquivística é correto afirmar:

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três fases ou idades. A fase da segunda idade ou intermediária diz respeito:

No que se refere aos arquivos, analise os itens a seguir e, ao final, assinale a alternativa correta:

I – Têm a finalidade de classificar, organizar e preservar a documentação.

II – São divididos em duas categorias: públicos e privados.

III – São conjuntos organizados de documentos produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas.

Como se sabe, o arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione algumas condições. Sobre o tema, analise os itens a seguir e, ao final, assinale a alternativa correta:

I – Segurança.

II – Confusão.

III – Acesso.

Cada instituição pública ou privada, prestadora de serviços específicos, possui documentos que marcam as atividades que são realizadas nesse determinado contexto. A esses documentos chamamos de gêneros:

Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:

Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, inativo e morto. Nesse sentido, relacione a Coluna 1 à Coluna 2 quanto a sua classificação.

Coluna 1

1. Ativo.

2. Inativo.

3. Morto.

Coluna 2

( ) Onde estão guardados documentos que nunca ou pouquíssimas vezes são consultados. Apesar da condição desse tipo de arquivo, não deve ser considerado depósito de lixo.

( ) Armazena documentos com pouca frequência de uso. Uma boa opção para esse tipo de arquivo, quando há grande quantidade de documentos, é a microfilmagem, cujo processo de reprodução fotográfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.

( ) Guarda documentos que são utilizados com muita frequência, documentos em processo de conclusão e, também, do ano letivo.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Organização e Simplicidade apresentam em comum o princípio básico do arquivo, que pode ser classificado como corrente, intermediário ou permanente. Desta forma, sobre o trabalho de arquivamento da secretária, é correto afirmar que:

Sobre o material a ser arquivado e a teoria das três Idades, assinale a opção INCORRETA.

Sobre arquivo, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.

( ) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.

( ) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.

( ) A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominada Tabela de Temporalidade.

Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA.

Assinale a opção que contempla o(s) elemento(s) estrutural(ais) que compõe(m) o sistema arquivístico institucional.

Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. A organização de documentos mais comumente se baseia, respectivamente, em

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) determina o prazo de manutenção e novo destino de um documento. De acordo com a TTD administrativa, a temporalidade dos documentos, constituída de I) Alteração Contratual, II) Processos de Exportação e Importação e III) Contrato de Alienação, deve ser, respectivamente:

Em linhas gerais, podemos descrever uma solução tecnológica de GED como um conjunto de módulos interligados que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma física ou digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, entre outros. Na GED, o Capture é uma ferramenta essencial pois normalmente extraímos dados de documentos, registros e conteúdos para efeito de indexação e, com isso, garantirmos sua localização. Com essa perspectiva, assinale a alternativa correta.

Com a evolução da sociedade cada vez mais _____________ torna-se necessário não só aprender e saber guardar os documentos que já nascem eletrônicos, mas também saber o que fazer com os arquivos que temos em papel. Com o surgimento de novas _______________ de Tecnologia da Informação (TI), juntamente com este crescimento das informações produzidas diariamente, torna-se cada vez mais comum dizer que a solução para os problemas desta nova sociedade está no Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), tanto no gerenciamento quanto na preservação das informações destes novos tipos de documentos.

Assinale a alternativa que preencha correta e respectivamente as lacunas.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) representa um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, localizar e recuperar documentos, em qualquer formato, gerenciando o ciclo de vida da informação desde sua criação até o seu descarte, sem prejuízo do controle de confidencialidade das mesmas. Diante desta premissa, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F) nas lacunas correspondentes.

( ) O ideal é adquirir um sistema de GED que atenda às necessidades da empresa com um custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, para definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter, de acordo com o custo orçado.

( ) Em seu sentido mais amplo, a GED significa assegurar acesso pleno aos documentos e às informações necessárias à tomada diária de decisões e à garantia de deveres e direitos da instituições e das pessoas.

( ) A implantação da GED também dependerá de um estudo cuidadoso acerca da infraestrutura em tecnologia da informação disponível na empresa, para utilizá-la de forma conjugada com os softwares ligados, a fim de que possa atender adequadamente às necessidades dos seus usuários.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.