Questões de Concurso Sobre arquivologia
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Durante o trabalho, o servidor precisou registrar a entrada dos documentos no sistema, encaminhá-los aos setores competentes e verificar, conforme a tabela de temporalidade documental, quais processos já poderiam ser transferidos para o arquivo intermediário ou eliminados após o prazo legal de guarda.
Considerando as noções de protocolo, controle e fluxo documental, bem como a finalidade da tabela de temporalidade documental, assinale a alternativa correta.
Relacione corretamente as atividades da gestão de documentos na Administração Pública (Coluna I) com suas respectivas definições (Coluna II), considerando as noções de classificação, organização, tramitação e arquivamento de documentos.
Coluna I − Atividades
1.Classificação de documentos.
2.Organização de documentos.
3.Tramitação de documentos.
4.Arquivamento de documentos.
Coluna II − Definições
(__)Processo de encaminhamento do documento entre setores ou autoridades, permitindo a análise, despacho e tomada de decisões administrativas.
(__)Procedimento que consiste em agrupar documentos de acordo com critérios previamente definidos, como assunto, função ou atividade administrativa.
(__)Conjunto de procedimentos destinados a ordenar os documentos de modo sistemático, facilitando sua localização e consulta.
(__)Ato de guardar documentos em local apropriado, após sua utilização ou finalização do processo administrativo, garantindo sua preservação e acesso futuro.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
No processo de digitalização de documentos públicos, é obrigatória a manutenção de metadados mínimos, a fim de garantir a integridade, a fidedignidade e a futura interoperabilidade entre diferentes sistemas de gestão documental.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
Uma vez digitalizados, os documentos públicos originais de valor permanente podem ser incinerados para a liberação de espaço físico, mantendo‑se apenas a cópia digital.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
Os metadados são informações estruturadas que descrevem, explicam e localizam o recurso documental, sendo essenciais na gestão eletrônica para garantir a fidedignidade e a recuperação eficiente da informação.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
Na gestão de documentos eletrônicos, a obsolescência tecnológica é um problema mitigado pelo uso de mídias físicas como CD‑ROM e pen drive, que asseguram a imutabilidade dos dados por tempo indeterminado.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
O método de arquivamento geográfico é classificado como um método direto, pois a busca é feita diretamente pelo nome da localidade, dispensando o uso de índice alfabético auxiliar para a localização física dos documentos.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
Os arquivos setoriais são aqueles mantidos juntamente aos órgãos que os produziram por razões de conveniência e de economia dos recursos de armazenamento.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
Os documentos que perderam a sua utilidade administrativa, mas possuem relevância histórica, devem ser mantidos no arquivo corrente para facilitar o acesso de pesquisadores.
Quanto aos aspectos de organização e de controle de documentos, julgue o item a seguir.
A organicidade reflete a relação natural entre os documentos e as funções da instituição produtora, servindo como prova autêntica das atividades administrativas realizadas.
No que concerne aos tipos de documentos administrativos e aos protocolos, julgue o item seguinte.
No processo de distribuição, o protocolo encaminha os documentos a seus respectivos destinatários internos, após as etapas de registro e a autuação, permitindo que o fluxo documental siga o rito administrativo estabelecido.
No que concerne aos tipos de documentos administrativos e aos protocolos, julgue o item seguinte.
A classificação documental no protocolo é um ato discricionário, permitindo que cada setor destinatário defina livremente o código de assunto e o tempo de guarda do documento recebido.
No que concerne aos tipos de documentos administrativos e aos protocolos, julgue o item seguinte.
No recebimento de correspondência sigilosa, o protocolo deve registrar apenas os dados externos do invólucro, sendo vedada a abertura do documento para preservar a integridade da informação.
A gestão documental escolar envolve a ............................... dos documentos e o ........................... quanto ao acesso às informações.
Assinale a alternativa que completa corretamente as lacunas do texto.
Assinale a alternativa que indica o procedimento correto de distribuição de documentos em uma prefeitura.
Para garantir que o acesso aos documentos correntes seja rápido e seguro, o Assistente Administrativo deve adotar o seguinte procedimento:
Quando um documento está ativo, em tramitação nas unidades produtoras, e sendo consultado frequentemente para a tomada de decisões e execução das atividades diárias, mantendo seu valor administrativo e jurídico, ele integra o:
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