Analise as assertivas abaixo relacionadas à terminologia arquivística, assinalando V, se verdadeiras, ou F, se falsas.

( ) Arquivo corrente é o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

( ) Arquivo técnico é o arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.

( ) Fundo é o conjunto de documentos de uma mesma proveniência, é o termo que equivale a arquivo.

( ) Catálogo é o instrumento de pesquisa organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomásticos ou toponímicos, reunindo a descrição individualizada de documentos pertencentes a um ou mais arquivos, de forma sumária ou analítica.

( ) Método duplex é o método de ordenação de documentos que tem por eixo as letras do alfabeto representadas por cores diferentes.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Os diversos métodos de arquivamento, que através dos anos foram desenvolvidos em todas as partes do mundo, podem ser utilizados tanto nas empresas como nos órgãos governamentais. O método mais simples e bastante prático é o alfabético, que, no caso de arquivos de correspondências, proporciona consulta direta e rápida. Nesse sentido, ordene alfabeticamente, para fins de arquivamento em pastas suspensas, de um (1) a seis (6), os nomes das empresas ou das razões sociais que seguem:

( ) 4 Ases Corretora Imobiliária Ltda.

( ) All Express Entregas Rápidas Ltda.

( ) A Grande Sacada Prestadora de Serviços Especializados S/S.

( ) BDSS Comércio de Máquinas e Equipamentos Ltda.

( ) Cia. das Novidades Locais S/S.

( ) Cidade Luz Indústrias Químicas Ltda.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Sobre gestão de documentos, conforme ensina Paes em seu livro “Arquivo: teoria e prática”, o método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Desta forma, os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: básicos e padronizados. É correto afirmar pertencer à classe “Padronizados”:

Ao organizar e arquivar uma série de documentos ordenados por seu nome, assunto, origem, destino ou por local, estará sendo utilizado o sistema de classificação:

Na gestão de documentos, a obra “Arquivo: teoria e prática”, de Paes, agrupa os métodos de arquivamento Duplex, Decimal e Unitermo na classe:

Entre os métodos de arquivamento, o alfabético é subdividido em específico, geográfico, mnemônico e variadex. Descreve corretamente o método variadex, a seguinte alternativa:

Quanto aos principais sistemas de classificação de documentos, assinale a alternativa correta.

O método de arquivamento corresponderá à forma como os documentos serão armazenados, visando à utilização futura. Com base nessa informação, assinale a alternativa que apresenta o método utilizado quando os arquivos são organizados pelo local de produção.

Os documentos de uma empresa estavam armazenados em caixas-arquivos, sem nenhuma identificação. Quais as primeiras ações que se deve tomar, para começar a organizar o arquivo?

Dentre os itens abaixo qual não é um método de arquivamento padronizado?

Nos métodos de arquivamento temos o alfabético, um sistema de baixo custo, direto e de fácil implantação. Observe os itens abaixo e assinale aquele INCORRETO a respeito da regra de arquivamento alfabético.

Segundo Paes (2008), pode-se dividir os métodos de arquivamento em dois sistemas, os diretos e os indiretos. Sobre a diferença entre os dois sistemas, segundo a autora, é CORRETO afirmar:

Ordenação é a disposição dos documentos dentro de pastas e destas dentro do arquivo. A escolha da forma de ordenação depende muito da natureza dos documentos.

Considerando essa afirmação, é um exemplo de método básico de ordenação dos documentos a

Com relação às técnicas de arquivo e ao controle de documentos, existe um procedimento utilizado cuja orientação é a de que, a partir da análise do organismo produtor de documentos de arquivo, devem ser criadas categorias relativas às funções e atividades detectadas, estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas, como departamentos, divisões, etc. Esse procedimento realizado na organização de um arquivo é denominado

No arquivo corrente de uma repartição pública, a correspondência recebida é ordenada pelo nome do remetente, de acordo com as regras de alfabetação. Observe a relação de remetentes abaixo.

1. Universidade Federal de Roraima
2. Universidade Estadual de Roraima
3. Aeroporto Internacional de Boa Vista
4. Prefeitura Municipal de Caracaraí
5. Presidência da República
6. Ministério de Minas e Energia
7. Prefeitura Municipal de Mucajaí
8. Ministério da Ciência e Tecnologia
9. Ministério das Cidades
10. Prefeitura Municipal de Boa Vista

A sequência alfabética de tais correspondentes é

A operação de reunir os documentos classificados sob um mesmo assunto corresponde a:

Sobre as responsabilidades e atividades realizadas pela unidade protocolizadora, considere:

I. Além de realizar as atividades de protocolo, a unidade tem a incumbência de autuar processos, independentemente de sua denominação e posicionamento hierárquico na estrutura organizacional.
II. O método alfanumérico é incluído nas classes de métodos básicos e padronizados de arquivamento.
III. Os documentos recebidos em envelopes fechados deverão ser abertos pelo protocolo, desde que não sejam particulares (documentos não endereçados à instituição, e sim a um funcionário em particular) ou sigilosos (ultrassecretos, secretos, confidenciais ou reservados).
IV. O prazo de guarda de protocolos, em fase corrente, é de 3 (três) anos.

Está correto o que consta APENAS em:

Follow up é um termo original do idioma inglês, que significa acompanhar, dar acompanhamento. Nas organizações, o termo é utilizado para buscar a devolutiva de um processo específico, objetivando medir a sua eficácia. Nas técnicas de arquivamento, essa técnica é utilizada para controlar

Analise os nomes a seguir.

1. Robson Santos LTDA.

2. Maria Nélida González de Gómez.

3. Luciano Santa Cruz.

4. Fernanda Monte Verde.

5. José Vieira Ribeiro Filho.

De acordo com as regras arquivísticas, assinale a opção que indica a sequência numérica correta para a ordenação dos nomes acima.

Um tipo de arquivamento alternativo ao alfabético é o numérico simples. Em relação método numérico simples, assinale a V para a afirmativa e F para a falsa.

( ) Todos os documentos que entram para o arquivo são numerados em ordem crescente por ordem de chegada.

( ) É um método indireto que exige a consulta a um arquivo de fichas ou um índice para se localizar o número correspondente ao assunto em questão.

( ) Uma de suas vantagens é que facilita a localização e o manuseio de documentos, principalmente nas grandes empresas.

As afirmativas são, respectivamente,