Relacionado aos Arquivos e Documentos, associe a primeira coluna de acordo com a segunda e marque a alternativa que apresenta a sequência correta.

( 1 ) Gestão documental. ( 2 ) Documento de arquivo. ( 3 ) Função do arquivo. ( 4 ) Documento público. ( 5 ) Correspondência.

( ) Conservar, preservar e disponibilizar as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. O acervo arquivístico é constituído por documentos produzidos organicamente e em qualquer formato no âmbito deste Instituto. ( ) É toda espécie de comunicação escrita que circula nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos. A correspondência classifica-se em oficial e particular, interna e externa, recebida e expedida ( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos visando a sua eliminação ou sua guarda permanente. ( ) São todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades. São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas responsáveis pela execução de serviços públicos. ( ) É o documento que, independentemente da natureza ou do suporte, é produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituindo elemento de prova ou de informação.

A organização e o arquivamento de documentos são processos fundamentais para garantir a eficiência e a acessibilidade das informações dentro de uma instituição. Esses processos envolvem várias etapas, incluindo a classificação, registro, seleção, catalogação, arquivamento e desarquivamento dos documentos. Considerando essas etapas, assinale a alternativa CORRETA: 

A organização eficiente da secretaria de uma escola favorece a gestão administrativa e acadêmica. Considerando as boas práticas na organização de documentos relacionados a professores e alunos, marque a opção da afirmação CORRETA.

No contexto da organização de uma secretaria escolar, a escolha do método de arquivamento é crucial para a eficiência na gestão documental. Considerando os diferentes métodos de arquivamento e suas aplicações, marque a opção que apresenta um método de arquivamento e sua adequação para o gerenciamento de documentos escolares.

A organização dos documentos é essencial para garantir a eficiência no acesso às informações. Sobre a principal diferença entre arquivos correntes e intermediários, considerando o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa correta.

Qual é o procedimento correto para o arquivamento de documentos em um órgão público? 

Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros. Acerca da gestão de documento, assinale a alternativa apresenta um método de arquivamento.

O arquivista de determinada empresa pública, ao receber os documentos dos novos nomeados em concurso público, depara-se com pastas etiquetadas com as seguintes descrições:

1. Almir Braga Filho. 2. Berenice Ferreira-Santos. 3. Nicolau Monte Verde. 4. Jun Wang Ly. 5. João Paulo de Albuquerque.

Considerando que o arquivista siga as regras de alfabetação na organização dos documentos, cujo principal elemento seja o nome, a ordem correta é 

Qual é uma abordagem recomendada para a organização de documentos em um sistema de controle de expediente? 

Sobre a organização de arquivos, marque V para as afirmativas verdadeiras e F para as falsas.

( ) Para organizar um arquivo é preciso seguir algumas etapas como: levantamento de dados, análise dos dados, planejamento, implantação e acompanhamento, sistemas de arquivamento, e atender alguns princípios de localidade, segurança, flexibilidade, controle e sigilo.

( ) Para organizar um arquivo é preciso verificar o documento e arquivá-lo, apenas.

( ) Para organizar um arquivo é preciso seguir algumas etapas como: levantamento de dados, análise dos dados, planejamento, somente.

( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da instituição de ensino.

A sequência está correta em

Paes (2012) define que um dos métodos de arquivamento é o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o nome. É um método direto, porque a pesquisa é feita diretamente, não sendo necessário recorrer a um índice auxiliar para localizar qualquer documento. Qual é o nome desse método de arquivamento?

Qual é a principal vantagem dos métodos de acesso direto em comparação com o método de acesso sequencial?

Qual dos métodos a seguir é mais adequado para organizar arquivos que precisam ser recuperados rapidamente pelo nome de uma pessoa?

O auxiliar administrativo deve se interessar pela qualidade dos documentos que recebe de um órgão do Governo. Aspira a ter “integridade dos documentos” preservados. Por isso, entende-se que os documentos de determinado órgão devem, EXCETO:

Um município decide modernizar a gestão de seus documentos e arquivos públicos para garantir a preservação da memória administrativa e facilitar o acesso às informações. No processo, a administração pública municipal precisa observar os princípios e disposições da Lei n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Associe as práticas adotadas pela administração municipal com os princípios ou disposições CORRETAS da Lei:

Práticas

1 Classificação e catalogação de documentos.

2 Acesso público a documentos de interesse coletivo.

3 Preservação permanente de documentos históricos.

4 Descarte de documentos sem Valor administrativo, fiscal ou legal.

Descrições

A Implementação de políticas de organização e armazenamento adequadas para garantir a supervisão e a disponibilidade dos documentos.

B Garantia de acesso público irrestrito a documentos de interesse coletivo ou geral, exceto os sigilosos por Lei.

C Adoção de medidas para a preservação permanente de documentos que possuam valor histórico, probatório e informativo.

D Realização de descarte regular de documentos que não possuam mais valor administrativo, fiscal ou legal, observando critérios estabelecidos pela legislação.

O conjunto de documentos que possuem uso pouco frequente é chamado de arquivo

A Teoria das Três Idades dos documentos de arquivo surgiu na segunda metade do século XX revolucionando as técnicas arquivísticas, os arquivos e a Arquivologia. A Teoria das três idades caracteriza os arquivos como corrente, intermediário e permanente, conforme a frequência de uso e valores dos seus documentos. O arquivo considerado Corrente é o conjunto de documentos:

Como o próprio nome diz, o método alfabético é aquele em que os documentos são ordenados por nome (nomes de pessoas, instituições ou eventos, por exemplo). Utilizando o método alfabético de arquivamento, assinale a alternativa correta quanto a qual nome seria colocado na frente dos demais.

O método de arquivamento em que os documentos são ordenados por números atribuídos sequencialmente, sem considerar a ordenação alfabética, é comumente conhecido como:

Este método de arquivamento é preferido quando o principal elemento a ser considerado no documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são: Nome do estado, cidade e correspondente. Qual o nome dessa metodologia utilizada em arquivamento de documentos?