De acordo com o e-ARQ Brasil, a norma ABNT NBR ISO 30300:2016 refere-se a:

Trata-se de uma especificação de requisitos aplicáveis à organização produtora ou recebedora de documentos, ao sistema de gestão arquivística e aos próprios documentos, com o objetivo de assegurar confiabilidade, autenticidade, preservação e acesso aos documentos arquivísticos digitais pelo tempo necessário: Trata-se do:

Os padrões de metadados consistem em conjuntos de regras estruturadas que definem atributos necessários para descrever, gerenciar, preservar e recuperar documentos arquivísticos, assegurando autenticidade, contexto e acesso. São exemplos desses padrões:

É o sistema proposto pelo e-ARQ para realizar operações técnicas da gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou híbridos, que incluem documentos digitais e convencionais: 

Considerando a conversão de documentos para o formato PDF/A, assinale a alternativa CORRETA sobre o tema. 

Uma ficha produzida em 2012 descreve um espaço cultural, seus usos e determinadas características físicas. Em levantamento de 2026, a equipe constata nova utilização, alterações no entorno e permanência de algumas referências registradas anteriormente. Para atualizar a informação de maneira tecnicamente adequada, deve-se: 

Acerca da digitalização de documentos, assinale a opção correta.

Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem obedecer às regras a seguir, EXCEТО:

A Resolução n.º 31, de 28 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Sobre a digitalização e preservação de documentos, analise as proposições a seguir:

I.O processo de digitalização pressupõe que o tratamento prévio dos documentos, bem como a avaliação e seleção dos conjuntos documentais já tenham sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico selecionado tenha sido higienizado, identificado e organizado.

II.O processo de digitalização deve ser realizado, de preferência, por contratação de serviços terceirizados de digitalização e correlatos.

III.A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital.

É correto o que se afirma em:

Durante auditoria documental em uma autarquia federal, a equipe identificou que o setor de apoio administrativo vinha elaborando atos de correspondência e documentos internos com inconsistências recorrentes: certidões emitidas sem indicação da finalidade e sem prazo de validade; declarações assinadas por servidores sem competência delegada para tal; ofícios expedidos sem número sequencial e sem identificação do expediente; e atas de reuniões lavradas sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinatura dos participantes. A situação foi encaminhada à chefia para revisão dos procedimentos de elaboração documental.
Analise as assertivas a seguir:
I. A certidão é documento dotado de fé pública destinado a atestar fatos constantes de registros administrativos, devendo identificar o objeto certificado, a autoridade competente para sua emissão e os demais elementos exigidos pelas normas aplicáveis, podendo conter a finalidade e eventual prazo de validade quando previstos em legislação específica ou exigidos pela instituição destinatária.
II. A assinatura de declaração por servidor sem competência delegada para tanto não produz vício formal insanável, pois o conteúdo do documento prevalece sobre a formalidade da assinatura, sendo suficiente a ratificação posterior pela autoridade competente para conferir validade retrospectiva ao ato.
III. A ausência de número sequencial no ofício compromete o controle da tramitação e a rastreabilidade do expediente, pois a numeração é elemento estrutural do ofício que permite identificar o volume de comunicações expedidas, localizar o documento no arquivo e vincular o expediente ao processo correspondente.
IV. A ata lavrada sem indicação dos presentes, sem relato das deliberações e sem assinaturas dos participantes é documento que carece dos elementos essenciais de validade, não sendo apta a comprovar as decisões tomadas na reunião nem a responsabilizar os participantes pelos encaminhamentos definidos.
V. A competência para assinatura de documentos administrativos pode ser delegada a servidores por ato formal da autoridade competente, sendo a delegação de competência instrumento que não altera a titularidade do cargo, mas transfere ao delegado a responsabilidade pela prática dos atos expressamente indicados no ato de delegação.

Estão CORRETAS apenas as assertivas:

Documento arquivístico digital é aquele codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Para que um documento arquivístico cumpra sua função probatória, ele deve apresentar atributos específicos relativos ao seu conteúdo e à sua forma. A propriedade que traduz a capacidade de um documento arquivístico sustentar o fato ao qual se refere e que é estabelecida pelo exame da completeza, da forma do documento e do grau de controle exercido no processo de sua produção denomina-se:

Analise as assertivas abaixo sobre as normas de arquivística e classifique-as em verdadeiro (V) ou falso (F):

( ) Fica resguardado o direito de ação administrativa pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo dos arquivos, sem possibilidade das ações penal e civil ou de indenização.

( ) Consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

( ) Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Em seguida, assinale a alternativa correta.

Analise os itens a seguir sobre a manutenção de arquivos e assinale a alternativa correta:

I. Para a correta manutenção dos documentos digitalizados, deve-se garantir a proteção do documento digitalizado contra destruição e contra o acesso e a reprodução não autorizados, podendo-se efetuar sua alteração em todos os casos.

II. О armazenamento de documentos digitalizados assegurará a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.

Durante o processo de transferência de acervo documental de uma secretaria municipal para o arquivo central, a equipe responsável identificou que parte dos documentos havia sido digitalizada sem critérios técnicos de autenticidade, que os originais físicos correspondentes haviam sido eliminados sem autorização formal, e que os documentos digitalizados não possuíam metadados de identificação nem certificação que garantisse sua integridade ao longo do tempo.

Considerando as normas de gestão documental e as diretrizes do CONARQ para digitalização de documentos públicos, assinale a alternativa correta:

Uma instituição pública responsável pela custódia de documentos digitais de valor histórico permanente decide implementar um modelo de referência internacionalmente reconhecido para estruturar seu sistema de preservação digital de longo prazo, contemplando as funções de ingestão, armazenamento, gestão de dados, administração, planejamento de preservação e acesso. O protocolo adequado a esse propósito é: