Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 58

Q3035035

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Guabiruba - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Guabiruba - SC - Arquivista |

Q3035035 Arquivologia

A terceira fase da gestão de documentos − destinação − tem por objetivo principal:

A

Decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado.

B

Controlar o fluxo dos documentos para o cumprimento de sua função administrativa.

C

Analisar, selecionar e fixar prazos de guarda dos documentos.

D

Otimizar a produção dos documentos, evitando produzir aqueles que não sejam essenciais.

E

Garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária.

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Q3035034

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Guabiruba - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Guabiruba - SC - Arquivista |

Q3035034 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta o objetivo principal da classificação de documentos de arquivo:

A

Realizar o gerenciamento e o controle das informações de forma deficiente e ágil.

B

Reunir os documentos que tratam de um mesmo assunto para agilizar sua recuperação.

C

Atribuir símbolos para identificar os itens documentais e mostrar a relação orgânica entre eles.

D

Facilitar a análise e a identificação do conteúdo dos documentos.

E

Ordenar os documentos de forma a facilitar o seu uso corrente.

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Q3035033

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Guabiruba - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Guabiruba - SC - Arquivista |

Q3035033 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta, corretamente, uma função da gestão de documentos:

A

Permitir a geração de recursos humanos, materiais e financeiros.

B

Assegurar que os documentos sejam preservados indefinidamente.

C

Garantir a eliminação de todos os documentos.

D

Contribuir para o acesso e a conservação dos documentos de guarda permanente.

E

Garantir que os documentos sejam armazenados apenas digitalmente.

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Q3035031

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Guabiruba - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Guabiruba - SC - Arquivista |

Q3035031 Arquivologia

É possível afirmar que a segunda fase da gestão de documentos − utilização − tem o objetivo de:

A

Otimizar a produção dos documentos, evitando produzir aqueles que não sejam essenciais.

B

Determinar os documentos que devem ser eliminados a curto, médio e longo prazo.

C

Decidir quais documentos devem ser conservados como testemunho do passado.

D

Controlar o fluxo dos documentos para o cumprimento de sua função administrativa.

E

Promover a eliminação periódica dos documentos que já tenham cumprido os prazos de guarda.

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Q3032558

Ano: 2024 Banca: OBJETIVA Órgão: Prefeitura de Santa Cruz de Monte Castelo - PR Prova: OBJETIVA - 2024 - Prefeitura de Santa Cruz de Monte Castelo - PR - Auxiliar Administrativo Escolar |

Q3032558 Arquivologia

A gestão de documentos requer planejamento, organização, controle e um espaço adequado, seja ele físico ou digital, para trazer benefícios à instituição. Sobre os principais objetivos da gestão de documentos, assinalar a alternativa CORRETA.

A

Evitar situações de perda, vazamentos, desatualização ou danos das informações.

B

Manter a permanência do documento, mesmo após o término do prazo de guarda dos documentos.

C

Garantir que a informação seja de difícil acesso aos colaboradores.

D

Reduzir a produtividade no processamento de assinaturas.

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Q3030806

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Câmara de Guaraciaba - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Câmara de Guaraciaba - SC - Assistente Administrativo |

Q3030806 Arquivologia

A organização e o arquivamento de documentos são processos fundamentais para garantir a eficiência e a acessibilidade das informações dentro de uma instituição. Esses processos envolvem várias etapas, incluindo a classificação, registro, seleção, catalogação, arquivamento e desarquivamento dos documentos. Considerando essas etapas, assinale a alternativa CORRETA:

A

O registro de documentos consiste na etapa em que os documentos são organizados fisicamente em pastas ou caixas, prontos para serem arquivados.

B

A catalogação é um procedimento exclusivo para documentos digitais, não sendo aplicável a documentos físicos.

C

A classificação de documentos refere-se ao processo de agrupamento de documentos de acordo com critérios predefinidos, facilitando sua localização e manuseio posterior.

D

A seleção de documentos é a fase em que se descarta todo e qualquer documento considerado obsoleto, sem necessidade de avaliação criteriosa.

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Q3029428

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029428 Arquivologia

A organização eficiente da secretaria de uma escola favorece a gestão administrativa e acadêmica. Considerando as boas práticas na organização de documentos relacionados a professores e alunos, marque a opção da afirmação CORRETA.

A

Os documentos dos alunos devem ser organizados em uma única pasta por turma, sem distinção de tipos de documentos, para facilitar a consulta rápida durante o ano letivo.

B

O histórico escolar de um aluno deve ser arquivado separadamente de outros documentos acadêmicos, como certificados de conclusão e boletins, para evitar a confusão entre diferentes tipos de registros.

C

A documentação dos professores deve ser arquivada em conjunto com a documentação dos alunos para manter todas as informações acadêmicas em um único local.

D

Os documentos de expedição, como atestados e certificados, devem ser arquivados de acordo com a ordem de solicitação, independentemente da classe ou nível de ensino.

E

A documentação dos alunos deve ser arquivada por ordem alfabética dentro de cada série ou turma, e deve incluir todos os registros relevantes, como históricos escolares, boletins e certificados.

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Q3029427

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029427 Arquivologia

Antes de arquivar documentos na secretaria de uma escola, é necessário realizar a preparação adequada para garantir a preservação e a acessibilidade futura dos arquivos. Qual prática recomendada para preparação de documentos a serem arquivados?

A

Os documentos devem ser armazenados diretamente nas pastas de arquivo, sem a necessidade de higienização, pois a limpeza pode danificar o material.

B

Todos os documentos devem ser digitalizados antes de serem arquivados fisicamente, eliminando a necessidade de manter qualquer forma de arquivo físico.

C

O material a ser arquivado deve ser dobrado e grampeado em grupos menores para economizar espaço, o que facilita o armazenamento em pastas compactas.

D

Documentos avulsos devem ser organizados em grupos, classificados por tipo, e inseridos em pastas adequadas, com etiquetas claras para facilitar a identificação e recuperação.

E

Documentos com diferentes prazos de retenção devem ser arquivados juntos, em uma única pasta, para simplificar o processo de arquivamento e eliminação.

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Q3029426

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029426 Arquivologia

No contexto da organização de uma secretaria escolar, a escolha do método de arquivamento é crucial para a eficiência na gestão documental. Considerando os diferentes métodos de arquivamento e suas aplicações, marque a opção que apresenta um método de arquivamento e sua adequação para o gerenciamento de documentos escolares.

A

O arquivamento alfabético é o mais adequado para documentos que precisam ser recuperados rapidamente com base em datas específicas, como relatórios financeiros anuais.

B

O arquivamento numérico simples é ideal para documentos que precisam ser acessados frequentemente por diferentes pessoas, pois facilita a localização rápida pelo número de identificação.

C

O arquivamento geográfico é indicado para escolas com várias unidades ou campi, permitindo que os documentos sejam organizados conforme a localização geográfica das unidades.

D

O arquivamento por assunto é recomendado para o arquivamento de históricos escolares, pois permite a fácil recuperação de documentos de alunos pelo ano de matrícula.

E

O arquivamento cronológico é o mais eficiente para organizar documentos de expedição diária, como certificados e atestados, independentemente da ordem alfabética dos nomes dos alunos.

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Q3029425

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029425 Arquivologia

A organização e a administração de arquivos são fundamentais para a gestão eficiente de informações em instituições escolares. Secretários escolares devem estar bem familiarizados com os princípios de arquivologia para garantirem que os documentos sejam corretamente classificados, armazenados e acessíveis quando necessário. As práticas de arquivamento envolvem tanto o conhecimento teórico quanto a aplicação de técnicas específicas que asseguram a preservação e a integridade dos documentos ao longo de seu ciclo de vida. Analise as afirmativas a seguir sobre a organização e administração de arquivos.

I. A classificação dos documentos de arquivo deve ser feita exclusivamente por data de criação, pois esse critério facilita a recuperação rápida de informações em todos os contextos.

II. O arquivamento cronológico é o mais indicado para documentos que precisam ser acessados frequentemente e em ordem de ocorrência dos fatos.

III. A gestão de documentos envolve tanto a organização de arquivos correntes, que são de uso frequente, quanto de arquivos permanentes, que possuem valor histórico e devem ser preservados indefinidamente.

IV. A eliminação de documentos no estágio de arquivo intermediário deve ser feita com base na avaliação de seu valor administrativo, histórico, legal ou informativo, e não apenas por critérios de tempo de armazenamento.

V. O princípio da proveniência recomenda que os documentos sejam organizados e arquivados de acordo com a sua origem, independentemente do conteúdo, para manter a integridade e a contextualização dos arquivos.

Marque a opção que apresenta as afirmativas CORRETAS.

A

I – III – IV – V.

B

I – II – IV – V.

C

II – III – IV – V.

D

I – II – III – IV.

E

I – II – III – V.

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Q3029423

Ano: 2024 Banca: CETREDE Órgão: Prefeitura de Ubajara - CE Prova: CETREDE - 2024 - Prefeitura de Ubajara - CE - Secretário Escolar |

Q3029423 Arquivologia

A Teoria das Três Idades no arquivismo classifica os documentos com base no seu ciclo de vida, desde a criação até o descarte ou preservação permanente. Considerando essa orientação, qual das afirmações a seguir descreve corretamente os estágios pelos quais um documento passa ao longo de sua existência?

A

Arquivo corrente, arquivo intermediário, arquivo permanente.

B

Arquivo temporário, arquivo corrente, arquivo final.

C

Arquivo intermediário, arquivo corrente, arquivo temporário.

D

Arquivo permanente, arquivo intermediário, arquivo corrente.

E

Arquivo transitório, arquivo intermediário, arquivo permanente.

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Q3028280

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Fiscal |

Q3028280 Arquivologia

A avaliação de documentos é uma etapa crítica na gestão documental de uma Instituição. Nesse sentido, o valor do documento para o cumprimento de funções administrativas, legais ou fiscais dentro do período em que ele é necessário para operações diárias é denominado:

A

valor secundário.

B

valor primário.

C

valor de temporalidade.

D

valor de preservação.

E

valor de permanência.

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Q3028279

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Fiscal |

Q3028279 Arquivologia

A organização dos documentos é essencial para garantir a eficiência no acesso às informações. Sobre a principal diferença entre arquivos correntes e intermediários, considerando o ciclo de vida dos documentos, assinale a alternativa correta.

A

Arquivos correntes são documentos em fase final de uso, enquanto arquivos intermediários são documentos prontos para descarte.

B

Arquivos correntes são frequentemente utilizados para consultas e rotinas administrativas, enquanto arquivos intermediários já cumpriram sua função administrativa e aguardam decisão sobre sua destinação final.

C

Arquivos correntes são armazenados fora da instituição, enquanto arquivos intermediários permanecem em locais de fácil acesso.

D

Arquivos correntes são digitalizados imediatamente após a criação, enquanto arquivos intermediários são mantidos em formato físico até a sua destruição.

E

Arquivos correntes são destinados ao público, enquanto arquivos intermediários são restritos ao uso interno.

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Q3028096

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028096 Arquivologia

O conceito de protocolo em gestão documental refere-se a:

A

um software utilizado para a edição e formatação de textos.

B

um tipo de programa específico para o arquivamento e organização de documentos.

C

um conjunto de normas e procedimentos que orientam o tratamento e a administração de documentos dentro de uma organização.

D

um método estabelecido para a comunicação e troca de informações entre empresas.

E

um sistema projetado para criar cópias de segurança e garantir a preservação de documentos digitais.

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Q3028095

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028095 Arquivologia

A principal finalidade dos arquivos intermediários, considerando seu papel na gestão documental e no acesso a documentos que não são utilizados diariamente, é:

A

organizar e gerenciar a criação de novos documentos, assegurando que sejam devidamente registrados e classificados.

B

conservar documentos que podem ser consultados de forma esporádica e que não são mais essenciais para o uso diário, mas ainda têm valor para referências ocasionais.

C

armazenar documentos que não são mais necessários para as operações diárias, mas que ainda não foram descartados.

D

preservar documentos com a intenção de manter um registro histórico permanente para futuras consultas e análise.

E

converter documentos antigos para formato digital, facilitando seu armazenamento e acesso eletrônico.

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Q3028094

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028094 Arquivologia

Escolha a resposta que melhor descreve como é caracterizado um arquivo corrente em uma organização e qual é o seu papel no fluxo de trabalho diário.

A

Documentos que foram armazenados e mantidos por um período superior a 10 anos.

B

Documentos que estão prontos para serem eliminados ou descartados.

C

Documentos que possuem valor histórico e são preservados para futuras pesquisas e análises.

D

Documentos que são frequentemente consultados e utilizados nas atividades e processos operacionais diários.

E

Documentos que foram digitalizados e armazenados em serviços de armazenamento na nuvem.

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Q3028092

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028092 Arquivologia

O que constitui um diagnóstico na área de gestão documental e qual é seu propósito principal?

A

Um estudo aprofundado sobre as tendências e necessidades do mercado.

B

Uma estratégia para promover e divulgar produtos ou serviços da empresa.

C

Uma revisão do rendimento dos colaboradores e sua produtividade.

D

Uma análise detalhada da eficácia e eficiência dos processos e procedimentos de administração de documentos dentro da organização.

E

Um relatório detalhado sobre as finanças e a saúde econômica da empresa.

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Q3028091

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028091 Arquivologia

Marque a alternativa que indica a principal diferença entre gerenciamento de informação e gestão de documentos.

A

Gestão de documentos é mais importante para empresas, enquanto gerenciamento de informação é voltado principalmente para instituições de ensino.

B

Gerenciamento de informação é apenas uma parte do gerenciamento de documentos.

C

Gerenciamento de informação se concentra exclusivamente na proteção de dados, enquanto gestão de documentos cuida apenas da organização física dos registros.

D

Não há diferença significativa entre os dois conceitos.

E

Gerenciamento de informação abrange dados em vários formatos, enquanto gestão de documentos foca em documentos tanto físicos quanto digitais.

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Q3028090

Ano: 2024 Banca: IBADE Órgão: CRMV-PB Prova: IBADE - 2024 - CRMV-PB - Assistente Administrativo |

Q3028090 Arquivologia

Indique a alternativa que preenche corretamente a lacuna abaixo.

Gerenciar o ciclo de vida dos documentos de forma eficaz ajuda a otimizar o uso do espaço de armazenamento, reduzir custos e garantir a conformidade com regulamentos e políticas de retenção documental. Além disso, assegura que os documentos importantes sejam ______________, enquanto os documentos desnecessários são eliminados de forma segura e eficiente

A

ignorados e descartados imediatamente.

B

preservados e acessíveis quando necessário.

C

duplicados e disponibilizados em vários formatos.

D

mantidos sem qualquer controle.

E

esquecidos e armazenados em qualquer lugar.

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Q3027797

Ano: 2024 Banca: Quadrix Órgão: CRMV-AL Prova: Quadrix - 2024 - CRMV-AL - Assistente Administrativo |

Q3027797 Arquivologia

Considerando as noções de arquivologia, julgue o item a seguir.

O recolhimento se refere à passagem de um documento de um arquivo corrente para o intermediário.

Certo

Errado

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Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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