Questões de Arquivologia - Gestão de Documentos / Arquivos Corrente e Intermediário para Concurso - Página 45

Q3173454

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173454 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta uma das principais etapas do protocolo de documentos em uma organização.

A

Registrar e distribuir documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos para garantir o controle e a rastreabilidade

B

Realizar a digitalização imediata de todos os documentos recebidos

C

Armazenar documentos sem a necessidade de registro formal

D

Eliminar documentos recebidos após uma análise inicial

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Q3173453

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173453 Arquivologia

Na avaliação documental, assinale a alternativa que apresenta o principal critério para a seleção e eliminação de documentos.

A

A quantidade de documentos acumulados em um determinado período

B

A condição física dos documentos no momento da avaliação

C

O custo associado ao armazenamento físico dos documentos

D

A relevância e o valor primário ou secundário e legal dos documentos para a organização

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Q3173452

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173452 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a função principal da Tabela de Temporalidade em um sistema de classificação documental, considerando suas implicações na gestão de documentos ao longo do ciclo de vida.

A

Definir e categorizar documentos em diferentes classes e subcategorias para a correta organização e acesso, refletindo a estrutura hierárquica dos processos e atividades da organização

B

Estabelecer prazos detalhados e critérios específicos para a eliminação ou preservação dos documentos, com base na avaliação de sua importância, relevância e conformidade com exigências legais e normativas, garantindo a adequação às necessidades de preservação e gestão de riscos

C

Organizar a localização física dos documentos e assegurar que a disposição física nos arquivos reflita a estrutura documental e facilite o acesso, a recuperação e a gestão eficaz dos arquivos ao longo do tempo

D

Desenvolver e implementar procedimentos padronizados para a digitalização de documentos físicos, garantindo que os processos sejam consistentes e compatíveis com as exigências de qualidade e acessibilidade dos formatos digitais

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Q3173451

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173451 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta um dos principais objetivos da gestão de documentos arquivísticos durante o ciclo de vida dos documentos, considerando aspectos de conformidade e eficiência organizacional.

A

Assegurar que os documentos sejam produzidos, tramitados, utilizados ou eliminados de maneira eficiente e conforme as normas estabelecidas, levando em conta a necessidade de preservação e acessibilidade a longo prazo

B

Garantir a digitalização imediata de todos os documentos recebidos, independentemente da avaliação de valor e relevância dos documentos para a organização

C

Promover a eliminação de documentos após um período determinado na Tabela de Temporalidade, sem considerar a necessidade de preservação para fins legais ou históricos

D

Facilitar a criação de cópias físicas de todos os documentos arquivísticos para futuras referências, mesmo que isso implique em redundância e custos adicionais para a organização

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Q3173435

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173435 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta a principal vantagem do método de ordenação Duplex em relação ao método Simplex para o armazenamento de documentos físicos.

A

Permite a manutenção de dois conjuntos de registros ao mesmo tempo, reduzindo a necessidade de espaço de armazenamento

B

Facilita a indexação e a busca por palavras-chave em documentos digitalizados

C

Proporciona uma ordenação mais eficiente e compacta, permitindo acesso mais rápido aos documentos

D

Reduz o custo de digitalização e preservação de documentos ao diminuir a quantidade de cópias

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Q3173434

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173434 Arquivologia

Assinale a alternativa que apresenta o principal critério utilizado na avaliação documental para a seleção de documentos a serem preservados permanentemente.

A

O custo e valor de armazenamento dos documentos

B

A quantidade de documentos disponíveis para avaliação

C

A facilidade de acesso aos documentos digitais

D

A relevância e o valor legal ou administrativo dos documentos

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Q3173433

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173433 Arquivologia

Dentro de um sistema de classificação arquivística, assinale a alternativa que apresenta a função primordial da Tabela de Temporalidade, considerando sua interação com os processos de gestão de documentos e a conformidade com regulamentações e políticas institucionais.

A

Classificar documentos de acordo com sua natureza e formato, proporcionando uma categorização inicial que facilita a organização física e digital dos registros, sem considerar a temporalidade ou a necessidade de retenção a longo prazo

B

Definir a estrutura hierárquica dos arquivos com base no protocolo de recebimento dos documentos e no prazo de quarentena, estabelecendo um sistema organizacional para o armazenamento e recuperação dos registros sem considerar a temporalidade dos documentos e sua relevância ao longo do tempo

C

Organizar documentos com base em critérios de relevância e prioridade, focando em sua importância imediata e operacional para a organização, sem fornecer diretrizes sobre a duração da retenção ou os procedimentos para a eliminação ou preservação de longo prazo

D

Estabelecer os prazos de retenção e destinação dos documentos arquivísticos, determinando a duração pela qual cada tipo de documento deve ser mantido e os procedimentos para sua eliminação ou preservação permanente, alinhando-se às regulamentações legais e às políticas institucionais de gestão documental

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Q3173430

Ano: 2024 Banca: IBFC Órgão: TRF - 5ª REGIÃO Prova: IBFC - 2024 - TRF - 5ª REGIÃO - Analista Judiciário - Área Apoio Especializado - Especialidade: Arquivologia |

Q3173430 Arquivologia

De acordo com o desenvolvimento histórico dos arquivos e as práticas arquivísticas estabelecidas, há uma fase que representa o processo crítico de transição dos arquivos de uma organização que está sendo liquidada para a criação e a gestão de um arquivo histórico permanente. Assinale a alternativa que apresenta esta fase.

A

Fase de Classificação

B

Fase de Transferência

C

Fase de Descarte

D

Fase de Recolhimento

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Q3168723

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168723 Arquivologia

Na gestão da documentação escolar, o(a) secretário(a) deve:

A

Digitalizar todos os documentos originais e descartar as versões físicas após o processo para otimizar o espaço físico.

B

Assegurar a integridade, a precisão e a confidencialidade de todos os registros, seguindo normas de arquivamento e segurança.

C

Padronizar o tempo de arquivamento de todos os documentos escolares para 5 anos, independentemente de sua natureza.

D

Organizar a documentação escolar priorizando a ordem alfabética como único critério de arquivamento para facilitar a busca.

E

Centralizar o acesso aos documentos escolares exclusivamente na figura do secretário para garantir maior controle.

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Q3168722

Ano: 2024 Banca: FURB Órgão: Prefeitura de Timbó - SC Prova: FURB - 2024 - Prefeitura de Timbó - SC - Secretária de Escola |

Q3168722 Arquivologia

Na gestão de documentos digitais, a secretaria escolar deve:

A

Implementar um sistema de armazenamento em nuvem como única fonte de backup, garantindo acesso remoto a todos os documentos importantes.

B

Manter arquivos organizados, protegidos por senha e com backup regular para prevenir perdas de dados.

C

Estabelecer um sistema de digitalização prioritária apenas para documentos de uso frequente, mantendo os demais exclusivamente em formato físico para economia de espaço digital.

D

Adotar uma política de renovação digital semestral, em que todos os arquivos antigos são automaticamente transferidos para mídia externa.

E

Criar pastas compartilhadas por departamento com acesso irrestrito aos membros de cada setor, agilizando a consulta de informações.

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Q3153580

Ano: 2024 Banca: ABCP Órgão: Câmara Municipal de Paulínia - SP Prova: ABCP - 2024 - Câmara Municipal de Paulínia - SP - Adjunto Legislativo |

Q3153580 Arquivologia

Na organização de arquivos em uma empresa, é necessário evitar a mistura de métodos diferentes para assegurar a eficiência na localização dos documentos. Sobre o tema, assinale a alternativa correta:

A

Em um arquivo organizado por ordem alfabética nominal, pastas de clientes são organizadas pelos nomes dos respectivos assuntos correlatos.

B

Em um arquivo com pastas organizadas por ordem cronológica, os documentos são arquivados de acordo com a data de análise.

C

Em um arquivo com método numérico simples, documentos são organizados por ordem de chegada, mas as pastas de alguns clientes específicos possuem códigos alfanuméricos para facilitar a consulta.

D

Em um arquivo alfabético específico por assunto, as pastas são abertas com base nos temas tratados e organizadas em ordem alfabética.

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Q3150119

Ano: 2024 Banca: IDIB Órgão: Prefeitura de Machado - MG Prova: IDIB - 2024 - Prefeitura de Machado - MG - Agente Administrativo |

Q3150119 Arquivologia

O método de arquivamento de documentos chamado "unitermo" é considerado um método

A

geográfico.

B

ideográfico.

C

alfabético.

D

numérico.

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Q3150113

Ano: 2024 Banca: IDIB Órgão: Prefeitura de Machado - MG Prova: IDIB - 2024 - Prefeitura de Machado - MG - Agente Administrativo |

Q3150113 Arquivologia

Marque a alternativa que corretamente indica como se denomina o estágio de preparação e de transmissão de documentos.

A

Espécie.

B

Forma.

C

Formato.

D

Suporte.

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Q3149629

Ano: 2024 Banca: ABCP Órgão: CONSAÚDE Prova: ABCP - 2024 - CONSAÚDE - Oficial Administrativo |

Q3149629 Arquivologia

A organização de registros informatizados exige cuidados específicos para assegurar a integridade e acessibilidade dos dados. Assinale a alternativa correta em relação ao arquivamento de registros informatizados:

A

A indexação de documentos em sistemas informatizados permite uma recuperação mais ágil e organizada das informações armazenadas.

B

Os registros informatizados dispensam sistemas de classificação, pois a busca pode ser feita diretamente por meio de palavras-chave.

C

O backup de registros informatizados é opcional e realizado apenas para documentos financeiros e de recursos humanos.

D

Arquivos digitais devem ser salvos sem qualquer tipo de criptografia, para facilitar o acesso e compartilhamento entre setores.

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Q3149627

Ano: 2024 Banca: ABCP Órgão: CONSAÚDE Prova: ABCP - 2024 - CONSAÚDE - Oficial Administrativo |

Q3149627 Arquivologia

Em relação às técnicas de arquivamento, assinale a alternativa correta:

A

O arquivamento alfabético é eficaz para organizar documentos relativos a pessoas ou empresas, facilitando o acesso rápido.

B

A técnica de arquivamento por assunto é recomendada para documentos financeiros, pois facilita a identificação do período de cada registro.

C

O arquivamento geográfico organiza documentos por ordem de recebimento, independentemente do local de origem.

D

A técnica de arquivamento por ordem de chegada é recomendada para todos os documentos, pois facilita o controle de prazos.

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Q3149624

Ano: 2024 Banca: ABCP Órgão: CONSAÚDE Prova: ABCP - 2024 - CONSAÚDE - Oficial Administrativo |

Q3149624 Arquivologia

O protocolo é uma atividade essencial no gerenciamento de documentos e processos administrativos. Em relação ao protocolo na Administração Pública, assinale a alternativa correta:

A

O protocolo é o procedimento de registro, controle e distribuição de documentos, assegurando sua tramitação adequada dentro da Administração.

B

O protocolo consiste apenas no envio de documentos oficiais, sem incluir o registro ou controle de recebimento.

C

O registro de protocolo é dispensável em comunicações entre setores internos, desde que se trate de documentos administrativos de rotina.

D

O protocolo permite ao servidor anotar observações pessoais no documento para facilitar o entendimento do destinatário.

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Q3148519

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Descanso - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Descanso - SC - Auxiliar Administrativo |

Q3148519 Arquivologia

No contexto dos serviços administrativos, a gestão de documentos envolve uma série de etapas essenciais para garantir a organização e o fluxo eficiente de informações. Sobre as funções de protocolo e gestão de documentos, como arquivamento, controle, coleta e envio, assinale a alternativa correta:

A

O controle de documentos abrange tanto o arquivamento quanto o registro de coleta e envio, garantindo a rastreabilidade e a integridade das informações.

B

A coleta de documentos deve ser feita exclusivamente de forma física, pois a gestão eletrônica de documentos ainda não é reconhecida como válida em órgãos públicos.

C

O protocolo de documentos é limitado à coleta, não sendo necessário o registro ou controle dos envios realizados pela organização.

D

O arquivamento de documentos consiste apenas na organização física dos arquivos, sendo irrelevante a classificação e o controle dos mesmos.

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Q3146944

Ano: 2024 Banca: AMEOSC Órgão: Prefeitura de Descanso - SC Prova: AMEOSC - 2024 - Prefeitura de Descanso - SC - Agente Administrativo |

Q3146944 Arquivologia

Um servidor é responsável por arquivar documentos oficiais de uma secretaria municipal. Ao organizar os arquivos, ele separa documentos que precisam ser eliminados após determinado tempo. Acerca da prática de gestão documental aplicada, marque a alternativa CORRETA:

A

Digitalização de documentos.

B

Conservação de documentos.

C

Destinação de documentos.

D

Classificação documental.

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Q3144935

Ano: 2024 Banca: Instituto Fênix Órgão: Câmara de Quilombo - SC Prova: Instituto Fênix - 2024 - Câmara de Quilombo - SC - Auxiliar de Serviços Gerais |

Q3144935 Arquivologia

Sobre a organização e conservação de documentos no ambiente de trabalho, analise as assertivas:
I. Documentos confidenciais devem ser armazenados em locais seguros e de acesso restrito para preservar sua integridade e privacidade.
II. A numeração e catalogação de documentos facilita sua localização e arquivamento, melhorando a eficiência no ambiente de trabalho.
III. Correspondências comuns podem ser deixadas sobre as mesas para facilitar o acesso, sem necessidade de registro.

Estão corretas:

A

I e II apenas.

B

II e III apenas.

C

I e III apenas.

D

I, II e III.

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Q3141985

Ano: 2024 Banca: UNIFIMES Órgão: Prefeitura de Mineiros - GO Prova: UNIFIMES - 2024 - Prefeitura de Mineiros - GO - Auxiliar de Serviços de Saúde |

Q3141985 Arquivologia

O que acontece na fase de descarte no ciclo vital de documentos?

A

Os documentos são transferidos para um arquivo permanente.

B

Os documentos são destruídos de acordo com as políticas de retenção.

C

Os documentos são digitalizados para preservação a longo prazo.

D

Os documentos são organizados e indexados para facilitar o acesso.

E

Os documentos são destruídos de qualquer forma.

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Questões de Concurso Comentadas sobre gestão de documentos / arquivos corrente e intermediário em arquivologia

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