O tipo documental define a estrutura física dos documentos, enquanto a espécie documental especifica a função dos documentos dentro da organização 

O tipo documental se refere à categoria geral do documento com base na ação que o gerou, enquanto a espécie documental se refere ao formato específico e características dos documentos, ajudando na organização e preservação de acordo com suas características e propósito 

O tipo documental se refere à forma do registro dos documentos, enquanto a espécie documental se concentra apenas na data de criação dos documentos 

O tipo documental e a espécie documental são intercambiáveis e podem ser usados para descrever qualquer documento sem distinção