Alfabético

Duplex

Numérico

Geográfico

A gestão de documentos não abrange a atividade de avaliação do documento.

A gestão de documentos abrange as atividades de tramitação e uso do documento.

A gestão de documentos abrange o arquivamento de documentos em fase corrente ou intermediária.

Para organizar um arquivo é necessário conhecer e considerar alguns dados referentes ao documento, como as espécies de documento: relatório, ofício, projetos etc.

Os arquivos públicos são divididos, unicamente, em duas espécies: os correntes e os permanentes.

Os arquivos públicos classificados como intermediários são os documentos que já não têm consulta frequente, mas ainda podem ser solicitados, estando dentro do prazo de precaução, aguardando até sua destinação final.

Os arquivos públicos não podem ser divididos em espécies.

Os arquivos públicos correntes são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas ainda podem ser solicitados.

Cartográficos, iconográficos, filmográficos e sonoros.

Ostensivo, cartográfico, sigiloso e micrográficos.

Ata de reunião, certidão de nascimento, iconográficos e sonoros.

Livros, pergaminhos, sigiloso e cartográfico.

Pré - original, minuta, rascunho e ofício.

recebimento, distribuição e movimentação.

recebimento, alienação e distribuição.

registro, autuação e expedição.

distribuição, movimentação e expedição.

recebimento, autuação e expedição.

Produção, destinação final e eliminação.

Identificação da unidade produtora, estudo do usuário e utilização de instrumentos de pesquisa.

Capacidade de armazenamento de documentos na unidade de arquivo, acompanhamento do processo de avaliação documental e o recolhimento para guarda permanente.

A ação a que os documentos se referem, a estrutura do órgão que os produz e o assunto dos documentos.

O uso de equipamentos eletrônicos para movimentação dos processos administrativos, recursos humanos e uso de cópias de segurança no arquivo histórico.

Identificação dos valores dos documentos

Pesquisa da temporalidade considerando a legislação específica e a necessidade administrativa.

Definição dos prazos de guarda dos documentos.

Destinação de cada um das series documentais.

Preenchimento de Tabelas utilizadas para as Pesquisa.

A classificação funcional é a representação lógica das funções, sub-funções e atividades do organismo produtor. O seu principal inconveniente é não informar a totalidade das funções e atividades do organismo produtor.

A classificação estrutural representa, de acordo com o cronograma, os vários níveis de divisão interna do organismo produtor. É a mais apropriada para os órgãos públicos do poder executivo, por apresentar toda a estrutura do órgão e ser mais estável.

O Instrumento proveniente da Classificação é a Tabela de Temporalidade que visa a representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização.

O processo classificatório divide-se em duas partes: intelectual e física. Sendo a primeira, a classificação propriamente dita, a ordenação e a codificação, e a segunda, representada pelo arquivamento dos documentos.

Segundo Schellenberg, os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, estrutural e por assuntos. Contundo, ele recomenda que os arquivos usem preferencialmente a classificação por assunto (integrada com outro método), para aproximar o usuário dos arquivos.

Recebimento e Classificação

Registro e Autuação

Inspeção e Analise

Expedição/Distribuição

Controle/Movimentação

1 – 2 – 3 – 4

3 – 2 – 4 – 1

4 – 1 – 3 – 2

4 – 2 – 3 – 1

2 – 3 – 4 – 1

60 anos, improrrogáveis.

25 anos, renovável uma vez.

25 anos, improrrogáveis.

15 anos, renovável uma vez.

15 anos, improrrogáveis.

Protocolo.

Triagem.

Classificação.

Destinação.

Autuação.

Arquivo Intermediário e Arquivo Corrente.

Arquivo Semiativo e Arquivo Intermediário.

Arquivo de Primeira Idade e Arquivo Histórico.

Arquivo de Segunda Idade e Arquivo Permanente.

Arquivo de Primeira idade e Arquivo Intermediário.

Temporário e permanente.

Especial e especializado.

Ostensivo e sigiloso.

Direto e indireto.

Setorial e geral.

Por metro linear; por unidade.

Por unidade; por metro cúbico.

Por unidade; por metro quadrado.

Por metro cúbico; por metro linear.

Por metro quadrado; por metro linear.

Decimal.

Classificação.

Notação.

Notação Lógica.

Onomástico.

Registro.

Expedição.

Movimentação.

Parecer.

Autuação.

Mapas e fotografias.

Fitas e gravuras.

Microficha e desenho.

Disco e fitas.

Filme e fitas.

Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

A eliminação de documentos permanentes produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

A função de um arquivo permanente é apenas descrever para facilitar o acesso à informação.

Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos apenas os de valor histórico estabelecidos pela administração que o produziu e que devem ser definitivamente preservados.

Compete aos arquivos do poder executivo atividade de recolhimento dos documentos permanentes do Poder Legislativo e Judiciário.

O recolhimento é a passagem para o arquivo permanente de documentos que foram considerados de guarda definitiva no processo de avaliação, em função de seu valor informativo ou probatório.

A norma ISAD (G) propõe padronizar a descrição arquivística a partir de uma estruturação dividida em dez campos específicos de descrição.

A descrição é a análise realizada pelo arquivista sobre os documentos afim de sintetizar e condensar as informações em conteúdos para oferecê-la aos interessados. É a ponte que comunica os documentos com os usuários.

Arquivos Permanentes são o conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor informativo, definido pelo processo de avaliação e estabelecido na Tabela de Temporalidade.

Na tarefa de elaboração dos instrumentos de pesquisa, é necessário saber, em primeiro lugar, em que nível de sintonia se encontram as atividades de descrição em relação às de classificação.