O conjunto de documentos que possuem uso pouco frequente é chamado de arquivo

A Teoria das Três Idades dos documentos de arquivo surgiu na segunda metade do século XX revolucionando as técnicas arquivísticas, os arquivos e a Arquivologia. A Teoria das três idades caracteriza os arquivos como corrente, intermediário e permanente, conforme a frequência de uso e valores dos seus documentos. O arquivo considerado Corrente é o conjunto de documentos:

A definição de arquivo varia de autor para autor, mas a ideia é sempre a mesma, como a seguir:

“Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte." Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005, p.27

Veja os itens: 1- papel, 2- mídias digitais, 3- fitas de vídeo ou fitas cassete, 4- papiro, 5- pergaminho, 6- argila e 7- pedra. São considerados alguns suportes de arquivo os itens contidos em:

Sobre os conceitos e práticas de arquivo, analise as afirmativas a seguir.

I. Documentos de órgãos produtores distintos não devem ser, no arquivo permanente, arquivados juntos ou misturados.

II. A classificação do documento compete primariamente ao departamento produtor deste, e a editoração final, ao arquivo finalístico.

III. Manter os documentos na ordem original em que foram criados e custodiados relaciona-se ao princípio da proveniência.

Estão corretas as afirmativas

Entende-se que o arquivo é um:

A Lei nº. 8.159/91 afirma que o poder público, ou seja, o governo, tem a obrigação de implementar uma gestão de documentos a seus arquivos, e define gestão de documentos como sendo “(…) o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos”. Nesse sentido, assinale a alternativa incorreta.

Em um departamento de ouvidoria onde a rapidez na recuperação de documentos é crucial, qual estratégia de organização de arquivos e pastas melhor facilitaria o acesso rápido e eficiente a registros frequentemente necessários, levando em consideração a necessidade de segurança e privacidade dos dados?

Leia a situação hipotética abaixo e marque a alternativa INCORRETA:

Certo dia, Pedro Paulo, ao acessar o Instagram, viu uma postagem do IFMT (Oifmt oficial) informando que as inscrições do processo seletivo para o Curso de Eletricista de Sistemas de Energias Renováveis (instalador de sistemas fotovoltaicos), do Programa Qualifica Mais ENERGIFE, com duração de aproximadamente um semestre, estavam abertas e que os alunos selecionados receberiam uma bolsa de R$ 400,00 e material didático para frequentar o curso.

Muito animado com a notícia, Pedro Paulo imediatamente acessou o site do IFMT, fez a leitura das regras da seleção, efetuou a inscrição e se preparou para o processo seletivo. Algum tempo depois, na data fixada para divulgação do resultado, Pedro Paulo acessou novamente o site e viu que ficou classificado na 99º posição das 100 vagas disponíveis.

Com a notícia da aprovação, os pais e amigos de Pedro Paulo se reuniram no final de semana e fizeram um almoço especial em comemoração, pois sabiam que o curso no IFMT seria uma ótima oportunidade de melhorar a sua qualificação e de inserção no mercado de trabalho.

Na segunda-feira, Pedro Paulo foi um dos primeiros a comparecer na Secretaria Escolar do IFMT/Campus Cuiabá - Cel. Octayde Jorge da Silva, onde apresentou os documentos exigidos e efetuou a matrícula. Após iniciadas as aulas, Pedro Paulo se dedicou ao máximo ao curso, fez grandes amizades com os colegas da turma, com os servidores da Instituição e demais colaboradores. Adorava as aulas práticas de montagem de sistemas fotovoltaicos e sobre os estudos de viabilidade de negócio.

Ao final, Pedro Paulo concluiu o curso com excelentes notas e foi considerado um dos cinco melhores alunos da turma. Diante do bom desempenho no curso e mesmo antes de receber o Certificado de Conclusão do Curso, ele foi contratado por uma das grandes empresas da região (Sol&Sol Energia Solar), porém foi-lhe exigida a apresentação do comprovante de conclusão do curso.

Tempos depois, a Diretoria da Sol&Sol Energia Solar, muito satisfeita com o profissionalismo e conhecimento técnico do Pedro Paulo, ofereceu-lhe a oportunidade de assumir o cargo de supervisor, mas com a condição de que continuasse a estudar. Com a proposta, ele não pensou duas vezes e, assim que o IFMT noticiou a abertura de um novo processo seletivo, Pedro Paulo fez a sua inscrição, mas agora para o Curso de Graduação em Engenharia Elétrica do Campus Cuiabá.

Fontes: Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto n. 10.278/2020, 2021. Disponível em: https://www.gov.br/conarg/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/publicacoes-conarg. Arquivo Nacional. Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFEs. Disponível em https:/Awww.gov.br/arquivonacional/pt-br/servicos/gestao-de-documentos/orientacao-tecnica-l /codigo-de-classificacaoe-tabela-de-temporalidade-e-destinacao-de-documentos-de-arquivo/copy of portaria n0922011 tabela de temporalidade e destinao.pdf IFMT, Manual de Redação Oficial, Cuiabá: IFMT, 2018.

Esse princípio estabelece que os documentos devem ser mantidos e organizados de acordo com a origem administrativa ou de criação. Isso significa que os documentos produzidos ou recebidos por uma entidade ou um indivíduo devem ser mantidos juntos e não devem ser misturados com documentos de outras fontes. O trecho diz respeito ao seguinte princípio da arquivologia:

Qual é a importância do recebimento, encaminhamento e arquivamento de documentos oficiais em um escritório?

"Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização contribuem". Essa afirmação caracteriza uma das propriedades dos documentos de arquivo denominada _______________.

Assinale a alternativa que corretamente preenche a lacuna no excerto:

Acerca das normas da ABNT acerca do arquivamento de documentos, assinale a alternativa correta:

Qual a classificação dos documentos públicos de acordo com sua natureza e utilização?

Qual é a importância do arquivo e das técnicas de arquivamento em um ambiente organizacional?

Como são classificados os arquivos, segundo o estágio de evolução, para que seja feita a destinação adequada das informações?

O instrumento pelo qual se determina o prazo de armazenamento de um documento no arquivo, com base na sua classificação, bem como a sua destinação após transcorrido o prazo previsto, recebe o nome de: 

Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Os documentos públicos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes, são classificados como: 

Considerando-se a conceituação e caracterização dos documentos de arquivo, avaliar se as afirmativas são certas (C) ou erradas (E) e assinalar a sequência correspondente.
( ) Documento é toda unidade de registro de informação, qualquer que seja o suporte ou formato. ( ) Todo documento é uma fonte de informação, como livros, revistas, jornais, manuscritos e fotografias. ( ) Entende-se por formato o material no qual são registradas as informações, enquanto suporte é o conjunto das características físicas de apresentação das técnicas de registro e da estrutura de informação de um documento.

Sobre a autenticidade dos documentos, analisar os itens.
I. Autenticidade é sinônimo de fidedignidade; se relaciona ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de seu conteúdo. II. A autenticidade dos documentos digitais é ameaçada constantemente, haja vista a facilidade de serem manipulados sem deixar vestígio, sendo mais afetados por ações de adulteração e supressão. III. A manutenção da autenticidade dos documentos digitais envolve procedimentos de controle de transmissão e de preservação.

Está CORRETO o que se afirma:

Os documentos de arquivo possuem características que os diferenciam dos demais documentos, sendo uma delas a organicidade. Sobre essa característica, assinalar a alternativa CORRETA.