Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes. Como são chamados os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia?

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

Com relação a natureza do assunto dos documentos, podemos classificá-los em:

Analise as afirmativas abaixo em relação à classificação de documentos quanto ao gênero e marque (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

( ) informáticos são os produzidos, tratados ou armazenados em computador.

( ) micrográficos são os em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não.

( ) filmográficos são os em suporte fílmico, resultantes de microrreprodução de imagens.

( ) iconográficos são os com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos.

( ) cartográficos são os em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas.

A sequência correta é

A classificação do arquivo na forma de gênero trata de como foi registrado o documento. Considerando as afirmativas a seguir, sobre as definições de gênero do arquivo, assinale (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.

( ) Documentos Informáticos ou Digitais: a informação é gerada e/ou visualizada via computador ou periféricos. Exemplo: MP3, arquivo do word.

( ) Documentos Textuais: a informação é registrada através de escrita ou texto. Exemplos: atas e contratos.

( ) Documentos Iconográficos: a informação é registrada através de áudios, sem o conteúdo de imagens. Exemplos: gravações de áudio e músicas.

( ) Documentos Cartográficos: a informação é uma representação reduzida de uma área maior. Exemplos: mapas, plantas baixas e altas e plantas industriais.

Marque a opção que apresenta a sequência CORRETA.

Numa instituição, em seu acervo de caráter permanente, constam documentos micrográficos, textuais e iconográficos. Considerando o tratamento e o acesso ao acervo, analise as afirmativas a seguir.

I. Diante da montagem e da organização de todos os documentos iconográficos, especificamente das fotografias, a organização deverá ser realizada do particular para o geral.

II. De acordo com as normas da ISAD(G), o DPF poderá considerar suas superintendências como seções do mesmo fundo arquivístico.

III. Por meio das informações do guia do arquivo, o pesquisador poderá identificar os conjuntos documentais de seu interesse e tomar ciência das condições de consulta.

IV. Os documentos fotográficos deverão constituir séries distintas das séries de documentos textuais, tendo em vista as especificidades de preservação dos diferentes suportes no quadro de arranjo.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

Marque a alternativa em que se encontram as opções corretas. Nas opções abaixo, há exemplos de classificação de documentos de arquivo, de acordo com a autora Castro (1998, p.42).

I. Gênero: textuais, ofícios, iconográficos.

II. Espécie: certidão, relatório, ordem.

III. Natureza: sigiloso, confidencial, secreto.

Definindo documento como todo material recebido ou produzido por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, e que se constitui elemento de prova ou de informação, pode-se imaginar que por menor que seja um estabelecimento comercial, a quantidade de documentos gerada por ou para este será substancial.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes, logo é essencial que para a efetiva organização de todo o volume documental de um órgão público, os documentos sejam devidamente classificados.

Exclusivamente em relação à classificação destes documentos, assinale a alternativa correta:

De acordo com o suporte e gênero documental, os documentos podem ser subdivididos segundo o gênero, a natureza, e suporte. Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda coluna e assinale a alternativa CORRETA quanto ao gênero dos documentos.

I. Textuais

II. Filmográficos

III. Cartográficos

IV. Iconográficos

V. Informáticos

VI. Micrográficos

( ) Fitas VHS

( ) Pendrive

( ) Atlas

( ) Circular

( ) Jaqueta

( ) Ata

( ) Microfilme

( ) Mapas

( ) Disquete

( ) Gravura

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser:

I - Ostensivos;

II - Especiais;

III - Sigilosos.

Qual alternativa apresenta somente as informações verdadeiras?

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Conforme a necessidade de sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, os documentos cujos “assuntos são referentes a documentos ou informações que exijam absoluto sigilo e cuja divulgação possa comprometer a segurança do Estado ou suas relações internacionais, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras, aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sobre os aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e meios de processos dos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham classificação inferior”, recebem a denominação de tipo: