A comunicação é essencialmente um processo interativo e didático (de pessoa para pessoa), conforme pontua Bowditch (2004). Tal autor descreve que há quatro funções básicas da comunicação interpessoal. Desse modo, relacione cada função com sua respectiva finalidade.

Qual a sequência numérica correta, de cima para baixo?

Dadas as afirmativas sobre Organização do Ambiente de Trabalho,

I. Manter equipamentos importantes em seu raio de alcance: telefone, computador, fichário, fax e impressora, devendo ser alcançados sem que seja preciso deslocar-se, caso os utilize com frequência.

II. Ter sobre a mesa, além dos equipamentos importantes, apenas os papéis e documentos necessários à tarefa em que estiver trabalhando no momento.

III. Eliminar tudo o que não estiver mais usando e arquivar o que já foi resolvido, evitando, assim, acumular papéis.

IV. Evitar comer no local de trabalho.

verifica-se que é(são) condizente(s) com boas práticas de Organização do Ambiente de Trabalho do Profissional de Secretariado.

Dadas as afirmativas sobre as funções do profissional de secretariado,

I. Assessorar seu superior nas funções de gerenciamento de rotinas administrativas.

II. Planejar, coordenar e executar tarefas dentro de uma atividade, área ou grupo de trabalho, organizando agendas, preparando relatórios, documentando processos e protocolados, classificando e encaminhando correspondências.

III. Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda.

verifica-se que está(ão) correta(s).

Assinale a alternativa que apresenta a maneira correta de armazenar nomes de pessoas, segundo o método alfabético.

Aparecida é secretária de um escritório de contabilidade e, além de outras atribuições, é responsável pela gestão dos arquivos da empresa. Considere que Aparecida tem duas pilhas de documentos que devem ser arquivados de acordo com o ciclo de vida documental. Uma das pilhas trata-se de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente; a outra pilha trata-se de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio, sendo frequentemente utilizados para consulta. Assim, considerando a teoria das três idades, o arquivamento será feito na seguinte classificação, respectivamente:

Conforme aponta Chiavenato (2004), a função administrativa “planejamento” produz um resultado imediato: o plano. Os planos relacionados a métodos de trabalho ou de execução são chamados de procedimentos. Estes são representados por gráficos denominados

Considerando as funções administrativas e as atividades atreladas às referidas funções, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Qual a sequência numérica correta, de cima para baixo?

De acordo com a Lei nº 7.377, de 30/09/85, dadas as atribuições do Técnico em Secretariado,

I. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria.

II. Classificação, registro e distribuição de correspondências.

III. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

IV. Assistência e assessoramento direto a executivos.

verifica-se que estão corretas.

Quais são os dois sistemas básicos de acesso em que os métodos de arquivamento podem ser divididos?

Sabe-se que uma das funções básicas do profissional de secretariado é arquivar os documentos, visando à recuperação da informação e fazendo uso das técnicas de arquivamento adequadas. Depois de realizadas a classificação e a avaliação documental, será produzida a tabela de temporalidade. Sobre a Tabela de Temporalidade, que pode ser alterada conforme a necessidade de cada empresa ou instituição, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta, de cima para baixo.

Existem diversos fluxos de informação dentro de uma empresa ou órgão público. Esses fluxos indicam como a informação se move dentro da estrutura organizacional. Acerca das comunicações formais, relacione a coluna II de acordo com a coluna I.

Assinale a alternativa que apresenta a ordem correta, de cima para baixo.

Conforme preconiza o Manual de Redação Oficial da Presidência da República, deve-se seguir algumas regras quanto ao emprego do vocativo em comunicações oficiais. Dados os cargos acompanhados dos respectivos vocativos,

I. Senhor Prefeito;

II. Senhor Juiz;

III. Senhor Senador;

IV. Excelentíssimo Governador.

Está(ão) de acordo com o que preconiza o Manual de Redação Oficial da Presidência da República.

O planejamento, a organização, a direção e o controle são funções administrativas. Compete à função administrativa “organização”:

I. definir missão;

II. agrupar as atividades em órgãos e cargos;

III. definir autoridade e responsabilidade;

IV. avaliar desempenho.

Dados os itens, verifica-se que estão corretos apenas.

Dadas as afirmativas quanto à Redação Oficial,

I. Redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público e Privado redigem atos normativos e comunicações.

II. A publicidade e impessoalidade devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

III. Para todas as modalidades de comunicação oficial há somente os fechos “Atenciosamente” e “Respeitosamente”.

IV. Em comunicações oficiais continua em uso o tratamento digníssimo (DD).

V. O vocativo correspondente em comunicações dirigidas ao Papa é Santíssimo Padre.

verifica-se que estão corretas.

Dadas as afirmativas quanto às técnicas de atendimento telefônico no ambiente de trabalho,

I. As ligações devem ser prolongadas para evitar falhas de comunicação.

II. Os pronomes de tratamento usados na redação das comunicações oficiais devem, sempre que possível, ser utilizados no atendimento telefônico.

III. A preferência para terminar a ligação é sempre de quem a faz.

IV. O secretário deve repassar as ligações telefônicas para o seu executivo a depender do interlocutor.

verifica-se que está(ão) correta(s) apenas.

De acordo com a Teoria Geral da Administração, o planejamento é uma das funções administrativas. Relacione os três níveis de planejamento apresentados na coluna I com as respectivas definições, apresentadas na coluna II.

Qual é a sequência numérica correta, de cima para baixo?

Quanto à organização da agenda do executivo, recomenda-se que o secretário siga algumas orientações:

I. estabelecer horários para que sejam feitos despachos com a chefia;

II. deixar espaços na agenda para compromissos urgentes que não foram marcados;

III. reunir-se com o executivo no início do dia, sempre que possível, a fim de organizar as atividades.

Dados os itens, verifica-se que está(ão) correto(s).

Um Técnico em Secretariado lotado em uma instituição de ensino foi incumbido por sua chefia de redigir duas comunicações oficiais, sendo uma para o Ministro da Educação e outra para um servidor da referida instituição. De posse dos conhecimentos relativos à Redação Oficial, o técnico redigiu, respectivamente, as modalidades:

Márcia é secretária e, devido às festividades da empresa onde trabalha, deverá encaminhar correspondências a outras empresas, órgãos públicos e outros setores da sociedade civil. No envio de correspondência ao Reitor de uma Universidade Federal, qual o vocativo que Márcia deverá utilizar?

As principais atividades da administração consistem no planejamento, organização, direção e controle. No que se refere ao planejamento, essa atividade corresponde a:

I. liderar, de maneira adequada, os esforços organizacionais para o alcance dos objetivos propostos;

II. criar uma atmosfera adequada para que os colaboradores deem o melhor de si para o alcance dos objetivos;

III. pensar antecipadamente nos objetivos a serem alcançados e nas respectivas ações para o alcance desses objetivos;

IV. arrumar e alocar o trabalho, a autoridade e os recursos entre os membros da organização para o alcance dos objetivos.

Dados os itens, verifica-se que está(ão) correto(s) apenas